Proposal PKMK Lolos tahun 2009

A. JUDUL PROGRAM
MEMBUKA USAHA STUDIO FOTO DI LINGKUNGAN YAYASAN DARUT TAQWA KEMBANGKUNING SENGONAGUNG PURWOSARI PASURUAN

B. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada era globalisasi ini perkembangan Ilmu Pengetahuan Teknologi dan Seni (IPTEKS) dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi menunjukkan perkembangan yang sangat pesat. Perkembangan Teknologi tersebut telah mengubah peradaban dunia dari masyarakat industri ke masyarakat informasi. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak di berbagai bidang termasuk di dalamnya bidang fotografi.
Banyak para pelaku bisnis yang memanfaatkan kemajuan teknologi menjadi sebuah usaha. Salah satu produk yang membanjiri pasar adalah kamera. Dengan maraknya peralatan teknologi yang semakin terjangkau memanjakan konsumen untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan mereka.
Fotografi misalnya, saat ini banyak digemari oleh berbagai kalangan muda-mudi bahkan orang tua. Banyak kegiatan fotografi yang terlihat mulai dari aktivitas potret memotret, komunitas hingga sebuah institusi.
Di beberapa daerah banyak kita temukan komunitas pecinta fotografi bahkan hingga ada yang melembaga. Bukan hanya itu, fotografi juga menjadi bagian dari kurikulum pendidikan di beberapa sekolah. Selain potensi sebagai peningkatan skill, fotografi juga merupakan profesi yang dapat menghasilkan profit dan menjadi peluang usaha yang cukup menjanjikan, terutama jika dikembangkan di tempat yang strategis.
Dusun Kembang Kuning, Desa Sengonagung, Kecamatan Purwosari, Kabupaten Pasuruan, secara geografis merupakan daerah yang memiliki potensi bisnis tinggi terutama usaha yang berhubungan dengan kebutuhan pelajar. Di daerah tersebut berdiri sebuah yayasan dengan nama Darut Taqwa yang menaungi beberapa lembaga formal maupun non formal, dari jenjang pendidikan yang paling dasar hingga jenjang yang tinggi, yaitu sebagaimana dalam tabel berikut :
Tabel 1
Nama dan Jumlah Siswa / Santri Lembaga di Bawah Naungan Yayasan Darut Taqwa Tahun 2009
No Nama Lembaga Kuantitas
Santri / Pelajar
I Lembaga non formal
1 Pondok Pesantren Ngalah (putra-putri) 1414
2 Madrasah Diniyah Darut Taqwa 1434
3 TPQ (Taman Pendidikan al-Qur’an) 1105
4 Jama’ah Thoriqoh 300
II Lembaga formal
1 Rodlotul Athfal (RA) Darut Taqwa 40
2 Madrasah Ibtidaiyah (MI) Darut Taqwa 149
3 Madrasah Tsanawiyah (MTs) Darut Taqwa 911
4 Sekolah Menengah Atas (SMA) Darut Taqwa 502
5 Madrasah Aliyah (MA) Darut Taqwa 493
6 Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Darut Taqwa 507
7 Universitas Yudharta Pasuruan 1122
Total 7980
Sumber Data : Yayasan Darut Taqwa Sengonagung

Dari data di atas, secara kuantitas potensi pasar yang ada di dusun Kembang Kuning desa Sengonagung kecamatan Purwosari kabupaten Pasuruan cukup menjanjikan untuk mengembangkan usaha. Hal ini belum termasuk potensi pasar yang ada di kecamatan Purwosari dengan tingkat ekonomi yang mapan karena cukup beragamnya lembaga pendidikan, dan perekonomian, baik di tingkat ritel sampai dengan perusahaan dengan skala internasional.
Lembaga pendidikan di Yayasan Darut Taqwa ini tidak pernah sepi dari berbagai macam kegiatan. Terdapat program rutin tahunan, seperti wisuda dan dies natalis. Kegiatan ekstra sekolah, khususnya pembuatan media cetak dalam bentuk majalah dan buletin antar lembaga juga cukup produktif. Pembuatan Web-blog dan face-book yang lagi booming saat ini merupakan hal yang lumrah bagi mahasiswa Universitas Yudharta dan dapat digunakan sebagai media komunikasi dan promosi. Serangkaian kegiatan tersebut tentunya terdapat banyak aktivitas potret memotret dan pendokumentasian sebagai data pendukung, dan yang pasti pekerjaan tersebut bukan hanya sekedar mengambil gambar yang dapat dilakukan oleh siapapun melainkan dibutuhkan skill dan basic fotografi. Sehingga dari alasan diatas, ada peluang bagi aktivitas fotografi.
Selama ini masyarakat untuk keperluan foto maupun cuci cetak harus ke Sukorejo atau Purwosari yang berjarak lebih dari 3 km dari desa Sengonagung dan setiap kali ada resepsi pernikahan mesti mendatangkan jasa fotografer dari luar kota. Selain kurang efektif waktu, biaya dan tenaga juga menyulitkan bagi beberapa warga. Hal ini membuat masyarakat kesulitan untuk memenuhi kebutuhan foto maupun cetak foto. Karena memang di daerah dusun Kembangkuning masih belum terdapat studio foto. Sehingga alangkah efektifnya, jika daerah tersebut terdapat studio foto yang memenuhi kebutuhan masyarakat sekitar.
Dengan bekal pengetahuan di bangku kuliah dan skill serta pengalaman fotografi pengusul sudah sering menangani pendokumentasian di berbagai acara dari lingkup kecil hingga nasional. Namun sayangnya karena tidak berada dalam sebuah wadah dan manajemen yang sesuai (studio), pekerjaan itu belum memberi pemasukan (profit) yang besar, padahal jika dilihat dari segi potensi sumber daya manusianya, di Universitas Yudharta Pasuruan banyak mahasiswa yang memiliki kemampuan dan keinginan untuk mengembangkan bakat menjadi wirausaha yang sesuai dengan basic keilmuan.
Melihat kondisi diatas, pengusul berinisiatif untuk membuka usaha studio foto sebagai peluang bisnis yang cukup potensial. Selain ditopang dengan segmen pasar yang jelas, usaha ini juga akan mampu berkembang dan dikelola secara profesional, sebab pengelola adalah mahasiswa Program Studi Komunikasi Universitas Yudharta Pasuruan dengan spesifikasi keilmuan fotografi yang secara teori diajarkan dan dibimbing oleh tenaga pengajar yang qualified di bidangya sehingga usaha studio foto ini bisa dipastikan akan menjadi usaha yang berkelanjutan dan berkembang.

C. RUMUSAN MASALAH
Karena berlokasi di daerah pendidikan, bagaimana usaha studio foto ini menjadi unit usaha yang mampu menangkap pangsa pasar yang tersedia dengan maksimal dan membantu memenuhi kebutuhan masyarakat sekitar.

D. TUJUAN PROGRAM
a. Meningkatkan dan mengembangkan potensi mahasiswa dalam bidang fotografi.
b. Meningkatkan sumber daya manusia dalam berwirausaha terutama di bidang fotografi.
c. Memenuhi kebutuhan masyarakat sekitar dalam hal fotografi.
d. Berdirinya unit usaha baru yang melayani kebutuhan masyarakat sekitar.

E. LUARAN YANG DIHARAPKAN
Dari latar belakang di atas, membuka usaha studio foto di lingkungan Yayasan Darut Taqwa Purwosari Pasuruan diharapkan bisa menjadi unit usaha baru yang produktif yang menangani setiap kebutuhan dalam bidang fotografi, multimedia maupun hal-hal lain yang bersifat pendokumentasian dengan hasil yang sempurna, bernilai seni dan menarik.
Pada perkembangan selanjutnya, usaha studio foto ini diharapkan mampu melayani masyarakat se-Kecamatan Purwosari dan sekitarnya.

F. KEGUNAAN PROGRAM
1. Melalui program ini secara finansial akan memberi profit bagi mahasiswa untuk menopang biaya pendidikan hingga ke jenjang yang lebih tinggi.
2. Selain itu, program ini juga bisa menggali dan meningkatkan potensi fotografi yang ada di Jurusan Komunikasi Universitas Yudharta Pasuruan.
3. Membantu dan meringankan beban masyarakat sekitar dalam pemenuhan kebutuhan dokumentasi, cetak foto, dan lain sebagainya.
4. Memberi inspirasi pada mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan dalam berwirausaha.

G. GAMBARAN RENCANA USAHA
a. Peluang Usaha
Sebagai peluang bisnis, fotografi mempunyai prospek yang cukup bagus dan menjanjikan dalam meraup keuntungan, selain karena mengikuti perkembangan zaman, fotografi juga merupakan bagian dari skill dan karya yang terkait dengan pendidikan.
Keberadaan lembaga pendidikan di Yayasan Darut Taqwa merupakan peluang besar dan cukup baik. Ada serangkaian kegiatan yang terselenggara setiap tahun, diantaranya: wisuda MI, wisuda MTs, wisuda MA-SMK, wisuda SMA, wisuda TPQ, Haflah Pesantren, dies natalis Universitas Yudharta, Peringatan Hari Besar Islam (PHBI), dan Peringatan Hari Besar Nasional (PHBN). Satu acara wisuda, sedikitnya ada sekitar 300-500 siswa yang diwisuda dan umumnya mereka menggunakan jasa fotografer.
Dalam memperingati hari besar Islam maupun hari besar nasional sering diadakan serangkaian acara besar baik lingkup kabupaten, propinsi hingga nasional, sehingga pendokumentasian berisfat penting, jasa seorang fotografer pun tetap dibutuhkan.
Pada ajaran baru sekitar 1.200 siswa baru masuk di lembaga formal dan sekitar 400 santri baru mendaftarkan ke pesantren. Untuk keperluan inventarisasi biasanya seluruh siswa, mahasiswa, santri baru diwajibkan menyerahkan foto yang biasanya dikoordinatori oleh panitia penerimaan siswa baru Yayasan Darut Taqwa.
Disamping itu, organisasi yang ada di MTs, MA, SMK, Universitas dan Pesantren juga aktif dalam penyelenggaraan kegiatan program kerja. Dengan kata lain di Darut Taqwa merupakan wilayah yang tak pernah absen dari acara atau kegiatan.
Belum berdirinya studio foto di Dusun Kembangkuning Desa Sengonagung Kecamatan Purwosari Kabupaten Pasuruan serta jarak dengan studio foto lain yang cukup jauh (lebih dari 3 km) juga mempunyai tingkat daya saing usaha yang tidak begitu ketat, sehingga pangsa pasar yang tersedia mampu terserap lebih maksimal.

b. Sumber Daya Manusia
Pengusul adalah mahasiswa jurusan komunikasi Universitas Yudharta Pasuruan dan termasuk pengurus Himpunan Mahasiswa Komunikasi (Himakom) devisi fotografi yang memiliki keahlian dalam bidang tersebut serta sebagai staf pegawai koperasi pesantren Darut Taqwa bagian Penananggung jawab shift kerja. Pengusul juga menjadi fotografer dalam berbagai acara, baik di dunia pendidikan di wilayah Pasuruan maupun acara-acara lain, seperti pesta pernikahan, ulang tahun dan sebagainya.
Secara emosional pengusul dekat dengan mayoritas pengelola lembaga pendidikan yang ada di Yayasan Darut Taqwa. Sehingga dapat dipastikan proses negoisasi dan realisasi program ini akan berjalan lancar.

c. Relevansi Program
Secara umum, keberadaan studio foto di lingkungan Yayasan Darut Taqwa Sengonagung Purwosari Pasuruan sangat dibutuhkan baik oleh lembaga pendidikan maupun masyarakat sekitar. Sebagaimana dijelaskan di atas mengenai potensi dan peluang yang ada di desa Sengonagung yang merupakan daerah pendidikan.
Aktifnya serangkaian kegiatan serta masih belum terdapatnya studio foto, menjadikan program ini sangat efektif untuk direalisasikan dengan pertimbangan kebutuhan, potensial, pengembangan skill dan bakat mahasiswa serta sebagai bentuk kepekaan terhadap kondisi sekitar, atau dengan kata lain merupakan pemenuhan kebutuhan sekaligus pengembangan kreatifitas mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
Dalam perkembangan selanjutnya, studio foto ini akan mampu menjadi usaha baru mahasiswa Universitas Yudharta yang menghasilkan profit besar sebagai sumber income.

d. Kendala
a) Terdapat fotografer dari Studio Makmur Pandaan dan Kusuma Sidoarjo yang sudah terkenal dan sering menjadi fotografer di beberapa kegiatan di lingkungan Yayasan Darut Taqwa serta masyarakat sekitar.
b) Sebagai unit usaha yang masih baru tentunya akan mengalami kesulitan dalam menarik pelanggan karena pada umumnya masyarakat atau pelanggan enggan serta ragu untuk pindah ke yang lain yang belum dikenal.
c) Kebutuhan peralatan studio foto relatif mahal, sehingga dengan biaya yang sudah dianggarkan dari Dikti sulit untuk melengkapi kebutuhan studio yang ideal.

e. Gambaran Umum Usaha
a) Nama :
Flash Photo Studio

b) Lokasi :
Lokasi yang diambil adalah Dusun Kembangkuning Desa Sengonagung Kecamatan Purwosari Kabupaten Pasuruan.

c) Jenis Produk / Jasa :
(1) Foto wisuda, (2) Pas foto, (3) Foto resepsi pernikahan, (4) Foto pre wedding, (5) Foto pengantin outdoor, (6) Foto dokumentasi, (7) Foto Model, (8) Foto keluarga, (9) Foto Kiddy (untuk baby dan anak-anak), (10) dan menerima cetak foto dari HP, kamera, Flashdisk dan lain-lain, (11) jasa cuci cetak, (12) serta pelatihan fotografi.

d) Deskripsi :
Untuk memperoleh kepuasan dan menarik pelanggan, kualitas dan pelayanan yang terbaik bersifat wajib. Oleh sebab itu, pengusul akan mengutamakan kualitas dan pelayanan pada pelanggan (costumer) sebagai langkah promosi.
Kiat unik Flash Photo Studio meraih pasar, laba serta manfaat publik:
- Idealisme dan tujuan yang jelas, yaitu mengarah pada perolehan profit yang tidak lepas dari manfaat untuk publik.
- Meraih laba dengan modal usaha yang relatif rendah dengan mencapai break event point dalam waktu singkat.
- Memadukan secara metodik dan selaras antara bisnis dengan kemauan dan kepuasan konsumen.
- Bekerja sama dengan sekolah dan lembaga pendidikan di bawah naungan Yayasan Darut Taqwa untuk menjadi klien dalam dokumentasi dan promosi serta lembaga pendidikan di wilayah Kecamatan Purwosari.
- Menghasilkan foto-foto yang berseni dan berkualitas tinggi.
- Memberikan bonus kepada klien untuk proyek foto wisuda dengan memberikan diskon harga.
- Memberikan potongan harga 10% kepada klien kami apabila menjadi member.
- Member diberikan gratis 1 x foto sekaligus cetak apabila telah melakukan pemotretan 20 x dalam kurun waktu tidak ditentukan.
- Memberikan pelayanan yang ramah, cepat, berkualitas dan profesional.
Dengan segala akses dan kemudahan yang dimiliki Flash Photo Studio dalam kinerja yang profesional, kualitas produk, mutu dan harga yang terjangkau, menjadikan nama Flash Photo Studio akan dikenal sebagai studio foto terkemuka dan terdepan di Dusun Kembangkuning khususnya, dan di Kecamatan Purwosari umumnya.

f. Segmentasi Pasar :
 Jenis kelamin : Pria dan wanita
 Umur : Semua umur
 Kelas : Menengah-bawah
 Domisili : Kembangkuning dan sekitarnya

g. Proyeksi :
Lembaga di bawah naungan Yayasan Darut Taqwa yang terdiri dari: TK/RA, MI, MTs, MA, SMA, SMK, Pesantren, Madrasah Diniyah dan Universitas untuk foto wisuda, pas foto, foto event, serta pelatihan fotografi, Club.
Dan masyarakat sekitar untuk foto resepsi pernikahan, pas foto, foto dokumentasi, retouching, foto model, cuci cetak, potrait dan lain-lain.
Adapun jumlah pelajar di Yayasan Darut Taqwa dan jumlah penduduk Kecamatan Purwosari dapat dilihat pada tabel berikut:






















Tabel 2
Jumlah Santri / Pelajar di Yayasan Darut Taqwa

No Nama Lembaga Kuantitas
Santri / Pelajar
I Lembaga nonformal
1 Pondok Pesantren Ngalah (putra-putri) 1,414
2 Madrasah Diniyah Darut Taqwa 1,434
3 TPQ (Taman Pendidikan al-Qur’an) 1,105
4 Jama’ah Thoriqoh 300
II Lembaga formal
1 Rodlotul Athfal (RA) Darut Taqwa 40
2 Madrasah Ibtidaiyah (MI) Darut Taqwa 149
3 Madrasah Tsanawiyah (MTs) Darut Taqwa 911
4 Sekolah Menengah Atas (SMA) Darut Taqwa 502
5 Madrasah Aliyah (MA) Darut Taqwa 493
6 Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Darut Taqwa 507
7 Universitas Yudharta Pasuruan 1,122
Total 7,980
Sumber: Yayasan Darut Taqwa Sengonagung 2009

Tabel 3
Jumlah Penduduk Kecamatan Purwosari Pasuruan
Desa Laki-laki Perempuan Jumlah
Sekar mojo 2,548 2,846 5,394
Tejowangi 2,097 2,185 4,282
Kertosari 1,533 1,669 3,202
Martopuro 4,102 4,284 8,386
Purwosari 3,010 3,227 6,237
Sumber rejo 2,450 2,543 4,993
Pager 1,544 1,646 3,190
Cendono 1,610 1,584 3,194
Karang rejo 2,040 2,106 4,146
Sumber suko 1,988 2,049 4,037
Sengon agung 2,466 2,547 5,013
Bakalan 1,739 1,732 3,471
Sukodermo 760 790 1,550
Pucangsari 1,522 1,588 3,110
Kayoman 752 828 1,580
Total 30,161 31,624 61,785
Sumber : BPS, Podes 2003

h. Perolehan Laba dan Break Event Point
Dari tabel data di atas, diketahui bahwa jumlah total santri / pelajar di bawah naungan Yayasan Darut Taqwa Sengonagung Purwosari Pasuruan adalah 7980. Dan jumlah penduduk Purwosari adalah 61,785 jiwa. Jumlah total keseluruhan adalah 69,765 jiwa.
Analisa usaha:
• Potensi Pembeli : Target market yang menggunakan jasa Flash Photo Studio diperkirakan rata-rata 1-3 kali dalam sehari.
• Identifikasi Kapasitas :






Investasi
Kebutuhan Spesifikasi Harga
Sewa tempat Rp 1.000.000
Komputer P4 1 unit Rp 1.500.000
Printer warna Epson T 11 Rp 700.000
Scanner Microtex Rp 600.000
Card reader All in One Rp 45.000
Kamera DSLR
(Canon Digital SLR Camera, 10.1 Megapixels, Lithium-Ion Battery, 2.5" TFT LCD, SD/SDHC Slot, USB 2.0, With 18-55mm Lens) Rp 5.000.000
Lighting Rp 400.000
Background (1,5 m x 3m) Rp 200.000
Kertas foto 1 rem Glossy photo paper pixel 235 Gsm Rp 70.000
Promosi & Akomodasi Rp 175.000
CD blank GT Pro 52 Max Rp 75.000
Pelaporan & Penggandaan:
a. Print 60 lembar@ Rp 500
b. Jilid 3 @ Rp 10.000
c. Lain-lain
Rp 30.000
Rp 30.000
Rp 40.000
Transportasi & Akomodasi Rp 135.000
TOTAL Rp 10.000.000

PEMASUKAN TIAP BULAN
Modal cetak A4 : Rp 6.000
Modal cetak 4R : Rp 1.000

1 Hari = 3 pelanggan pas foto
1 Hari = 2 pelanggan cetak 4R
1 Hari = 3 pelanggan portrait (2 kali foto)
1 Hari = 2 pelanggan cetak A4
1 Hari = 4 pelanggan lain-lain
1 Hari = 2 pelanggan scan
1 Bulan = 25 hari kerja

Studio
Jasa Harga Pokok
(Rp) Harga Jual
(Rp) LABA
Perlembar
(Rp) X 25
Jumlah Cetak Laba
Perbulan
(Rp)
Pas foto 0 5.000 5.000 3 75 375.000
Cetak 4R 1.000 2.000 1.000 2 50 50.000
Portrait 6.000 15.000 9.000 3 75 675.000
Cetak A4 (10R) 3.000 8.000 5.000 2 50 250.000
Lain-lain (Desain foto, Copy file, dan sebagainya) 5.000 10.000 5.000 4 100 500.000
Scan 0 5.000 5.000 2 50 250.000
Total pemasukan Studio 2.100.000

Jasa fotografer
Jasa Harga pokok Harga jual Laba Order
1 tahun Jumlah
foto resepsi pernikahan 100.000 200.000 100.000 3 x 300.000
foto dokumentasi wisuda 100.000 180.000 80.000 6 x 480.000
foto dokumentasi administrasi 100.000 150.000 50.000 2 x 100.000
Foto kegiatan resmi, seminar, diesnatalis, haflah, dan sebagainya 100.000 200.000 100.000 4 x 400.000
Jumlah 1.280.000

Pengeluaran Tiap Bulan
Penyusutan barang = Rp 200.000
Listrik = Rp 100.000
Gaji pegawai 3 orang @Rp 200.000 = Rp 600.000
Lain-lain = Rp 100.000
Jumlah = Rp 1.000.000

USAHA DALAM SETAHUN
Laba Pertahun
Studio = Rp 2.100.000 x 12 = Rp 25.200.000
Jasa Fotografer = Rp 3.960.000 = Rp 1.280.000 Jumlah = Rp 26.480.000


sPengeluaran Pertahun
Penyusutan barang = Rp 200.000 x 12 = Rp 2.400.000
Listrik = Rp 100.000 x 12 = Rp 1.200.000
Gaji pegawai = Rp 600.000 x 12 = Rp 7.200.000
Lain-lain = Rp 100.000 x 12 = Rp 1.200.000
Tunjangan = Rp 1.000.000 = Rp 1.000.000
Jumlah = Rp 13.000.000

JUMLAH TOTAL USAHA DALAM SETAHUN
PEMASUKAN = Rp 26.480.000
PENGELUARAN = Rp 13.000.000
JUMLAH = Rp 13.480.000

Break Event Point terjadi pada bulan ke sepuluh dan Flash Photo Studio akan memperoleh keuntungan laba bersih Rp 1.100.000, perbulan sehingga usaha studio foto di lingkungan Yayasan Darut Taqwa ini dipastikan akan terus berkembang.

H. METODE PELAKSANAAN PROGRAM
Dalam pelaksanaan program ini ada beberapa tahap:
a. Pendirian Studio Foto
a) Survey lokasi
Tempat menjadi faktor penting dalam usaha ini, baik lokasinya maupun luas tempat itu sendiri. Lokasi yang berdekatan dengan sekolah atau tempat keramaian akan menjadi keuntungan tersendiri. Untuk pertama kali dalam pelaksanaan program ini, pengusul akan melakukan survey lokasi, yaitu mencari tempat yang strategis dan efektif. Selanjutnya pengusul akan melakukan nego dengan masyarakat atau pengurus yang bersangkutan untuk meminta rekomendasi penempatan lokasi yang telah ditentukan.
b) Setting ruang studio
Gambaran setting ruang studio menggunakan konsep sederhana, namun diusahakan menarik dan elegan. Adapun rencana setting studio sebagaimana gambar berikut:









Gambar 1. Rancangan Studio Foto

b. Melengkapi Administrasi dan Manajemen Studio
• Struktur Crew Flash Photo Studio
Struktur Crew Flash Photo Studio adalah :
Chief : Imron Hamzah
Fotografer : M. Rifai
Marketing : Irwan

• Tugas dan Ketentuan
 Manajer
 Pemegang kebijakan serta penentu arah perkembangan studio,
 Memaksimalkan kinerja staf secara optimal,
 Bertanggungjawab terhadap segala tindakan yang berkenaan dengan pelayanan,
 Melayani kebutuhan pengunjung, pelanggan, dan pemakai jasa Flash Photo Studio dengan sebaik mungkin.
 Fotografer
 Disyaratkan bagi mahasiswa yang sudah ahli di bidangnya dengan pertimbangan miminal memiliki pengalaman selama 1 tahun,
 Melayani dan bertanggung jawab pada pemotretan,
 Menghasilkan foto yang baik, tajam dan memuaskan,
 Melayani kebutuhan pengunjung, pelanggan, dan pemakai jasa Flash Photo Studio dengan sebaik mungkin.
 Marketing
 Menjalin kerjasama dengan lembaga/instansi terkait yang manjadi terget pemasaran,
 Merancang konsep kerja sama dan agenda kerja,
 Bertanggung jawab atas pengarsipan, dan administrasi Flash Photo Studio,
 Sebagai event organizer yang bertujuan untuk memperluas pangsa pasar Flash Photo Studio,
 Melayani kebutuhan pengunjung, pelanggan, dan pemakai jasa dengan sebaik mungkin.
Dengan modal awal yang sudah dianggarkan oleh Dikti, pengusul akan mengusahakan semaksimal mungkin dalam pengelolahan dan pengorganisiran kebutuhan studio.

c. Merancang Strategi Promosi
a) Membuat konsep kerja
Bagi usaha baru untuk mendapatkan konsumen yang perlu diprioritaskan adalah pelayanan dan kualitas. Oleh karena itu, program kerja Flash Photo Studio berpijak pada dua hal diatas.
 Proyek foto dokumentasi wisuda : untuk lembaga di bawah naungan Yayasan Darut Taqwa akan diberikan diskon dari harga umumnya. Harga umum tarif fotografer per 1 roll biasanya dikenakan biaya antara Rp. 200.000 – 250.000. Flash Photo Studio akan memasang tarif Rp. 175.000.
 Membuat stand foto di setiap acara wisuda di lingkungan Yayasan Darut Taqwa. Tarif umumnya untuk 1 foto ukuran 10R Rp. 20.000. Flash Photo Studio akan tetap memasang tarif Rp. 20.000. Dan akan memberikan persen pada lembaga yang bersangkutan demi mempererat jalinan kerjasama.
 Biasanya setelah selesai acara wisuda, terdapat foto bersama antara staf lembaga yang bersangkutan. Pada dokumentasi ini, akan diberikan bonus 1 pemotretan + hasil cetak ukuran 10R.
 Karena sebagaian besar elemen lembaga dekat secara emosional dengan pengusul, maka dalam pengeditan foto yang akan dicuci berusaha melibatkan orang-orang lembaga yang bersangkutan. Hal ini dimaksudkan untuk lebih memperakrab hubungan.

b) Membuat brosur
Design brosur diprioritaskan untuk lembaga di wilayah Yayasan Darut Taqwa sehingga untuk meminimalisir biaya, design brosur dibuat sederhana. Selain itu, pengusul juga menggunakan iklan dalam promosi.

c) Memasang iklan
Ada beberapa media yang memungkinkan untuk pemasangan iklan, yaitu Radio Yudharta FM dan Duta FM, Mading TK, MI, MTs, MA, SMK, Universitas dan Pondok, majalah dan buletin yang terbit di lembaga tersebut serta iklan di website.

d) Pendekatan kultural
Melalui diskusi, obrolan kecil, jagongan atau pada saat-saat minum kopi bersama yang merupakan aktivitas rutin di lingkungan Yayasan Darut Taqwa. Dalam kesempatan itu, kegiatan promosi juga dilakukan dengan menggunakan metode mouth to mouth atau teman ke teman.

d. Menjalin Kerja Sama
a) Target Lembaga
Untuk kali pertama kerja sama akan diprioritaskan pada lembaga yang ada di Yayasan Darut Taqwa yang merupakan target utama pemasaran. Adapun lembaga-lembaga yang menjadi sasaran utama kerja sama tersebut adalah sebagai berikut:
Lembaga Non Formal Jumlah
Santri / Pelajar
Pondok Pesantren Ngalah (putra-putri) 1414
Madrasah Diniyah Darut Taqwa 1434
TPQ (Taman Pendidikan al-Qur’an) 1105
Jama’ah Thoriqoh 300
Lembaga Formal
Rodlotul Athfal (RA) Darut Taqwa 40
Madrasah Ibtidaiyah (MI) Darut Taqwa 149
Madrasah Tsanawiyah (MTs) Darut Taqwa 911
Sekolah Menengah Atas (SMA) Darut Taqwa 502
Madrasah Aliyah (MA) Darut Taqwa 493
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Darut Taqwa 507
Universitas Yudharta Pasuruan 1122
Jumlah 7980

b) Strategi
 Dalam melakukan kerja sama pengusul akan melakukan negoisasi dengan pengurus lembaga Yayasan untuk mendukung dan ikut mensukseskan dalam menjalin konsumen terutama lembaga-lembaga yang berada di bawah naungannya.
 Presentasi pada masing-masing lembaga.
 Bergabung dalam struktur kepanitiaan dalam setiap acara yang diselenggarakan.








I. JADWAL KEGIATAN PROGRAM

Agenda Bulan ke-1 Bulan ke-2 Bulan ke-3 Bulan ke-4 Bulan ke-5
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Survey Lokasi
Pendirian Studio Foto
Melengkapi Administrasi dan Manajemen Studio
Merancang Strategi Promosi
Mengadakan kerja sama dengan lembaga-lembaga
Pemotretan
Menyusun Laporan

J. ESTIMASI BIAYA
Kebutuhan Spesifikasi Harga
Sewa tempat Rp 1.000.000
Komputer P4 1 unit Best Proc Intel P4 2.4Ghz Motherboard Standart 478 Memory 512 MB Harddisk 80 GB, DVDCOMBO, VGA, Sound, Usb Port, Power+Casing USB Depan Keyboard + Mouse Optic Speaker Aktif, Monitor 14” Digital Rp 1.500.000
Printer warna Epson T 11 Rp 700.000
Scanner Microtex Rp 600.000
Card reader All in One Rp 45.000
Kamera DSLR
(Canon Digital SLR Camera, 10.1 Megapixels, Lithium-Ion Battery, 2.5" TFT LCD, SD/SDHC Slot, USB 2.0, With 18-55mm Lens)
Rp 5.000.000
Lighting Rp 400.000
Background (1,5 m x 3m) Rp 200.000
Kertas foto 1 rem Glossy photo paper pixel 235 Gsm Rp 70.000
Promosi & Akomodasi Rp 175.000
CD blank GT Pro 52 Max Rp 75.000
Pelaporan & Penggandaan:
a. Print 60 lembar@ Rp 500
b. Jilid 3 @ Rp 10.000
c. Lain-lain
Rp 30.000
Rp 30.000
Rp 40.000
Transportasi & Akomodasi Rp 135.000
TOTAL Rp 10.000.000

K. LAMPIRAN

DAFTAR RIWAYAT HIDUP PELAKSANA


Nama Lengkap : Imron Hamzah
Tempat, tanggal lahir : Mojokerto, 06 Desember 1984
Alamat : Jl. Brawijjaya No. 32 Desa Tunggal
Pager Kecamatan Mojosari
Kabupaten Mojokerto
NIM : 2004.69.09.0006
Fakultas/Program Studi : Komunikasi
Perguruan Tinggi : Universitas Yudharta Pasuruan
Waktu Untuk Kegiatan PKMK : 5 Bulan

Pendidikan Formal :
SDN Sawahan lulus tahun 1998
MTs. Darut Taqwa 02 lulus tahun 2001
MA. Darut Taqwa lulus tahun 2004
Universitas Yudharta Pasuruan

Pendidikan Non Formal :
Madrasah diniyah Darut Taqwa lulus tahun 2005
TPQ Darut Taqwa Metode Qiro’ati lulus tahun 2002
Peserta Diklat PMR se-Pasuruan tahun 2000
Kursus Bahasa Inggris LPSDM tahun 2001

Pengalaman Organisasi :
Ketua MPK MTs. Darut Taqwa 02 tahun 1999-2000
Anggota OSIS MTs. Darut Taqwa 02
Anggota PMR tingkat Madya MTs. Darut Taqwa 1999-2000
Anggota group Drum Band Gawat Darurat PP. Ngalah
Anggota Jam’iyah al Banjari tahun 1998
Pengurus Ikatan santri Mojokerto “SARIBIT” tahun 2001
Anggota Pramuka MA. Darut Taqwa tingkat Bantara tahun 2002
Koordinator Keorganisasian OSIS MA. Darut Taqwa tahun 2002
Ketua MOS (Masa Orientasi Siswa) MA. Darut Taqwa tahun 2003
Sekretaris Forum Komunikasi Bahasa MA. Darut Taqwa tahun 2004
Panitia Seminar Kolokium se-Indonesia tahun 2006
Panitia Seminar Nasional Pancasila diantara berbagai kepentingan tahun 2008
Ketua kegiatan Safari Ramadhan se-Pasuruan tahun 2004
Koordinator Redaktur Pelaksana majalah Minna tahun 2005
Ketua Himaprodi Komunikasi Universitas Yudharta Pasuruan periode 2005-2006
Ketua Majelis Permusyawaratan Mahasiswa (MPM) Universitas Yudharta Pasuruan 2009-2010





Pasuruan, 01 September 2009



Imron Hamzah
NIM: 2004.69.09.0006



















NAMA DAN BIODATA DOSEN PENDAMPING

a. Nama Lengkap dan Gelar : Nuraeni, S.Sos
b. Golongan Pangkat dan NIP : IIIA / 069.02.03.005
c. Jabatan Fungsional : Asisten Ahli
d. Jabatan Struktural : Dosen
e. Fakultas/Program Studi : Ilmu Sosial dan Politik / Adm. Niaga
f. Perguruan Tinggi : Universitas Yudharta Pasuruan
g. Bidang Keahlian : Kebijakan Bisnis
h. Waktu untuk kegiatan PKM : 5 bulan
i. Riwayat Pendidikan :
SD Turirejo Lawang 1993
SMPN I LAWANG lulus tahun 1994
SMAN I LAWANG lulus tahun 1997
Universitas Brawijaya Malang jurusan Administrasi Niaga (S1) 2001
Universitas Brawijaya Malang Jurusan Administrasi Bisnis (S2)




Pasuruan, 01 September 2009


Nuraeni, S.Sos
NIP.Y. 069.02.03.005

PPTA RM UYP

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
PEDOMAN PENYELENGGARAAN
TERTIB ADMINISTRASI
( P P T A )
REPBUBLIK MAHASISWA
UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI (PPTA)
REPUBLIK MAHASISWA
UNVERSITAS YUDHARTA PASURUAN
TUJUAN
1. Penataan sistem administrasi organisasi republik mahasiswa.
2. Adanya aturan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi Republik Mahasiswa.
3. Kelengkapan administratif Organisasi Republik Mahasiswa.
RUANG LINGKUP
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) Republik Mahasiswa menata kegiatan-kegiatan yang ada baik yang bersifat rutin maupun insidentil, sehingga setiap kegiatan yang diselenggarakan lebih mendekatkan pada pencapaian tujuan. Secara garis besar persoalan yang ditata itu berkaitan dengan :
1. Keterlibatan seseorang (pejabat, pengurus, dan anggota organisasi mahasiswa) dalam penyelenggaraan kegiatan di Republik Mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
2. Prosedur dan etika penyelenggaraan kegiatan organisasi Republik Mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
3. Tata aturan penggunaan atribut organisasi RM.
METODE PENYUSUNAN
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) Republik Mahasiswa ini disusun dengan menggunakan berbagai sumber, literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah administrasi, kesekretariatan, manajemen dan keorganisasian, serta melalui musyawarah dengan pengurus organisasi Republik Mahasiswa yang dipandang memahami persoalan administrasi. Literatur ilmiah sengaja disajikan dengan tujuan untuk memperkaya landasan teoritis agar peraturan yang dibuat memiliki dasar teori yang kokoh dan jelas.
Untuk yang bersifat teknis, rujukan yang digunakan adalah peraturan konvensional maupun konstitusional. Bila terdapat perbedaan, maka dipilih yang memiliki landasan yang lebih logis untuk dilaksanakan. Mengingat Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Republik Mahasiswa berkaitan erat dengan konstitusi yang ada, maka secara otomatis bila terjadi perubahan konstitusi, maka PPTA ini juga akan direvisi.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk memudahkan dalam pemahaman dan pelaksanaannya, Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Republik Mahasiswa ini disusun dengan sistematika sebagai berikut :
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Administrasi
Pembicaraan tentang administrasi tidak dapat dipisahkan dengan pembicaraan tentang organisasi. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai "Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian sesuatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan dan terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut atasan/pimpinan dan seseorang / sekelompok orang yang disebut bawahan / anggota.
Dari pengertian tersebut nampak ada empat unsur dalam organisasi, yaitu :
1. Adanya sekelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
2. Adanya ikatan formal.
4. Adanya tujuan yang akan dicapai.
5. Adanya kegiatan kerja sama dan proses untuk mencapai tujuan.
Agar apa yang menjadi tujuan dapat dicapai, maka diperlukan penataan terhadap keempat unsur tersebut. Segenap rangkaian penataan di dalam usaha kerja sama tersebut dapat dikemukakan dengan satu istilah yang disebut administrasi.
Istilah administrasi sendiri berasal dari bahasa Yunani, yaitu administrate yang berarti membantu, melayani dan atau memenuhi. Ada beberapa pengertian tentang istilah administrasi yang diberikan oleh para pakar administrasi, di antaranya adalah :
 Herbert A. Simon menjelaskan, "Dalam pengertian yang terluas, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.”
 Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi dengan, "Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas asas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan.”
 The Liang Gie memberikan definisi administrasi adalah, "Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelampok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.”
Dari beberapa pengertian di atas tampak memiliki persamaan tentang administrasi, yaitu:
1. Administrasi merupakan suatu proses kerja sama.
2. Proses kerja sama tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional.
3. Kerja sama tersebut dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
B. Unsur-Unsur Administrasi
Unsur adalah bagian dari suatu kebulatan yang jika tidak ada akan menyebabkan kurangnya kebulatan tersebut. Administrasi sebagai sebuah proses penataan meliputi berbagai macam aktifitas. Dalam konteks ini administrasi dibagi menjadi delapan bagian, yaitu pengorganisasian, manajemen, komunikasi, kepegawaian (sumber daya manusia), keuangan, perbekalan (logistik), tata usaha dan hubungan masyarakat.
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan unsur administrasi yang menunjukkan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan dan pembagian kerja dari usaha kerja sama. Aktifitas yang termasuk dalam rangkaian pengorganisasian meliputi :
a. Penyusunan bentuk dan pola usaha kerja sama.
b. Penggolongan tindakan yang harus dilakukan satuan kerja tertentu.
c. Penentuan tugas pekerjaan orang-orang yang tergantung dalam usaha kerja sama tersebut.
d. Pembagian wewenang masing-masing pelaksana.
e. Penentuan jalinan hubungan kerja di antara orang-orang yang bekerja sama.
2. Manajemen
Istilah manajemen sering dikacaukan dengan istilah administrasi. Jika ditinjau dari asal bahasanya, keduanya sama-sama berasal dari Bahasa Yunani, manajemen dari kata maneggiare sedangkan administrasi dari kata administrate. Perbedaan penggunaan kata keduanya dulu adalah dalam hal tempat. Maneggiare merupakan bahasa kasar untuk menyebut usaha mengenai atau memimpin orang-orang pinggiran. Sedangkan administrate merupakan bahasa yang lebih halus untuk menyebutkan hal yang sama bagi kaum ningrat, negarawan dan politisi.
Dalam perkembangannya perbedaan kedua istilah atas dasar tempat tersebut kemudian menjadi tidak jelas. Oleh Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig perbedaan penggunaan kedua istilah tersebut dikaitkan dengan sifat organisasinya. Untuk organisasi non-profit atau dalam hubungannya dengan pemerintahan digunakan istilah administrasi. Sedangkan untuk kegiatan perusahaan atau organisasi profit digunakan istilah manajemen.
Menurut Henry Fayol aktifitas manajemen meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkoordinasian (coordinating) dan pengawasan (controlling). Dalam kaitannya dengan kegiatan penataan, maka harus ada kejelasan antara lain tentang :
 Siapa yang berwenang membuat dan bagaimana bentuk perencanaannya.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
 Siapa yang mengkoordinasikan dan bagaimana prosedurnya.
 Siapa yang melaksanakan dan bagaimana teknis pelaksanaannya.
 Siapa yang melakukan pengawasan dan bagaimana bentuk-bentuk pengawasannya.
 Siapa yang berwenang mengambil keputusan dan bagaimana prosedurnya.
3. Komunikasi
Komunikasi pada dasarnya adalah "suatu proses pemberitahuan mengenai suatu keterangan dari sumber keterangan kepada penerima keterangan yang memungkinkan keduanya dapat berpartisipasi bersama."
Jika dikaitkan dengan administrasi menjadi komunikasi administrasi, maka memberikan makna "proses penyampaian pesan yang terjadi dalam suatu organisasi tertentu". (Thoha, 1983). Komunikasi semacam ini dapat dibedakan menjadi komunikasi tertulis dan komunikasi lisan. Penataan dalam komunikasi meliputi :
a. Prosedur dan peralatan yang dapat digunakan untuk berkomunikasi antar pihak-pihak yang bekerja sama.
b. Bentuk dan jenis komunikasi yang dapat dilaksanakan.
4. Sumber Daya Manusia
Yaitu kegiatan yang menangani persoalan tenaga kerja manusia. Penataan dalam masalah SDM merupakan masalah yang tidak boleh diabaikan, karena keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya banyak dipengaruhi oleh kualitas SDM dari organisasi tersebut. Untuk itu diperlukan pengaturan dan penataan dalam hal :
a. Kualifikasi seseorang untuk bisa menempati posisi tertentu dalam organisasi.
b. Tugas dan wewenang serta fungsi dan tanggung jawab yang jelas dari setiap jabatan yang ada.
c. Pentahapan karir yang jelas bagi setiap anggota organisasi sejak dari jabatan yang terendah sampai yang paling tinggi.
d. Peraturan yang jelas tentang kemungkinan adanya pemberhentian jabatan seseorang sebelum masa jabatannya berakhir.
5. Keuangan
Dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang, uang atau biaya merupakan salah satu unsur yang dapat membantu tercapainya tujuan. Tanpa uang hampir dikatakan sulit sesuatu dapat
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
dicapai. Karena itu, biaya juga perlu ditata dan dikelola dengan baik. Penataan, pengaturan dan pengelolaannya meliputi :
a. Penentuan dari mana sumber biaya (uang) diperoleh.
b. Prosedur pengelolaannya agar bisa memberi manfaat bagi organisasi.
c. Prosedur penggunaannya bagi segenap unsur organisasi dan cara mempertanggung-jawabkannya secara sah dan efisien.
6. Perlengkapan(logistik)
Sering juga disebut perlengkapan, peralatan atau logistik. Yakni proses yang berkenaan dengan penentuan tentang apa dan berapa barang yang diperlukan, bagaimana pengadaan, pemakaian, pemeliharaan, penyimpanannya, sampai kapan saatnya harus disingkirkan. Penataan yang berkaitan dengan perlengkapan (logistik) meliputi :
a. Bagaimana menyediakan barang yang dibutuhkan supaya pemakaiannya dapat terpenuhi dengan baik dan tidak mengalami banyak hambatan.
b. Bagaimana penggunaan barang secara sah dan efisien.
c. Bagaimana pertanggungjawaban pemakaian dan penghapusannya jika sudah tidak digunakan lagi.
7. Tata Usaha
Jika ditinjau dari aktifitas pokoknya, maka tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat dipergunakan secara langsung sebagai informasi bagi siapa saja yang membutuhkan. Pada intinya tata usaha terdiri dari enam pola kegiatan yaitu :
1) Menghimpun, yaitu mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang dibutuhkan.
2) Mencatat, yaitu menuliskan (dengan berbagai peralatan tulis) keterangan-keterangan yang diperlukan hingga siap dibaca, dikirim atau disimpan.
3) Mengolah, yaitu mengelola keterangan-keterangan yang ada dan menyajikannya ke dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan peralatan sejumlah yang dibutuhkan.
5) Mengirim, yaitu menyampaikan sesuatu dengan berbagai cara dan peralatan dari satu pihak ke pihak lain.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
6) Menyimpan, yaitu menaruh semua barang milik organisasi dengan berbagai cara di tempat tertentu.
Keenam kegiatan tersebut tidak harus berurutan, melainkan bisa berdiri sendiri dan berlangsung sendiri-sendiri.
8. Hubungan Masyarakat
Termasuk juga dalam upaya penataan adalah bagaimana menjaga dan menjalin hubungan antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Seperti halnya manusia, organisasi juga tidak dapat hidup sendiri, melainkan butuh kerja sama dengan organisasi lain. Hubungan yang baik ini dapat merupakan perwakilan dari suatu organisasi ke dalam organisasi yang lain. Penataan yang berkaitan dengan humas meliputi :
a. Pihak mana saja yang bisa dan boleh dihubungi dan bekerja sama dengan organisasi.
b. Bagaimana prosedur yang sah dan efisien untuk melakukan hubungan tersebut.
BAB II
KESKRETARIATAN REPUBLIK MAHASISWA
A. Ketentuan Umum
Administrasi Kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut, agar diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggungjawab, efisien, dan efektif maka dibuatlah aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku keadministrasian dan kesekretariatan.
Oleh karena itu, organisasi Repbublik Mahasiwa Universitas Yudharta memandang perlu untuk membuat suatu pedoman Administrasi guna memudahkan gerak langkah organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Adminstrasi Kesekretariatan Repbublik Mahasiwa merupakan segenap proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan Organisasi.
a. Nama Sekretariat Republik Mahasiswa
Tempat penyelenggaran Administrasi Organisasi Republik Mahasiswa, dinamakan Sekretariat GARUDA. Yaitu sebuah tempat pusat atau kantor pengelelolaan segala sesuatu yang berhubungan dengan kepentingan seluruh organisasi Republik Mahasiswa.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
b. Fungsi Sekretariat
Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa berfungsi sebagai:
1. Tempat kerja yang efektif dan efisien bagi pengurus dalam mengendalikan Organisasi.
2. Pusat komunikasi Organisasi.
3. Pusat kegiatan Administrasi.
c. Suasana Lingkungan Sekretariat
Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa harus menjamin ketenangan, ketentraman, keindahan, kebersihan, dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi pengurus organisasi atau penghuni sekretariat dapat bekerja melaksanakan tugasnya dengan baik dan efisien.
d. Bangunan Sekretariat
Bangunan Kantor Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi maupun kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut, maka dapat diikuti ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam Kesekretariatan RM, yaitu adanya:
- Ruangan Tata Usaha, tempat pengerjaan surat menyurat dan penyimpanan arsip-arsip Organisasi.
- Ruangan Tamu, untuk menerima tamu-tamu Organisasi.
- Ruangan koordinasi, untuk pertemuan pengurus.
2. Dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat-alat kesekretariatan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas-tugas Organisasi. Adapun fasilitas peralatan Kantor Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa antara lain:
- Komputer
- Lemari untuk arsip
- Alas lantai (karpet)
- Papan Struktur
- Papan Informasi
- ATK
- Jam dinding
- Alat kebersihan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
3. Dalam pengaturan penataan ruangan, hendaknya diperhatikan faktor-faktor yang dapat membuat sekretariat berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah bagaimana menciptakan suasana lingkungan yang memberikan kemauan, dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, menyangkut keindahan, kesehatan, ketenangan, kenyamanan dan efisiensi.
e. Pembagian Sekretariat
Untuk pembagian tempat sekretariat bagi setiap organisasi Republik Mahasiswa, maka harus melalui mekanisme musyawarah bersama dan diikuti Pembantu Rektor III. Dilarang keras bagi organisasi untuk menempati sekretariat selain yang telah ditentukan dan disepakati, hal ini dimaksudkan untuk kebaikan dan kesejahteraan kita bersama. Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa terdiri dari:
a. Kantor sekretariat BEMU dan BEMFA
b. Kantor sekretariat FAI:
- Himparodi PAI
- Himprodi PBA
- Himaprodi EKI
c. Kantor Sekretariat FISIP:
- Himparodi Komunikasi
- Himparodi Administrasi Niaga
- Himparodi Administrasi Negara
- Himparodi Psikologi
d. Kantor sekretariat Fakultas Tehnik:
- Himparodi Tehnik Informatika
- Himparodi Tehnik Industri
- Himparodi Tehnik Sipil
- Himparodi Tehnik Mesin
e. Kantor sekretariat MPM dan DPMF
f. Kantor sekretariat UKM seni el-Izzah
g. Kantor sekretariat UKM Pecinta Alama Mayapada
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB III
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)
REPUBLIK MAHASISWA
UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN
A. Pendahuluan
Surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:
 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
 Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran, dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
 Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut di atas, maka bagi Organisasi Republik Mahasiswa, surat berarti sangat penting,yaitu:
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Sebagai dokumentasi Organisasi.
3. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).
Melalui berbagai daya dan manfaat dari surat, maka Pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan organisasi serta dapat pula mengetahui perkembangan roda organisasi.
B. Macam Surat Oganisasi Republik Mahasiswa
Dilihat dari sasaran dikeluarkannya, tedapat 2 jenis surat, yaitu surat masuk (intern) dan surat keluar (ekstern). Surat masuk (intern) adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga organisasi kepada lembaga organisasi lain (di lingkungan Unversitas Yudharta).
Surat keluar (ekstern) adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga organisasi kepada personal, institusi atau lembaga di luar struktur organisasi di lingkungan universitas Yudharta.
Sedangkan berdasarkan jenisnya surat organisasi Republik Mahasiswa terdiri dari:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
1. Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang biasa digunakan dalam komunikasi administrasi yang dapat bersifat searah (pemberian informasi) atau dua arah (memberi sekaligus meminta informasi ).
Isi dari surat biasa dapat dikelompokkan dalam beberapa hal, yaitu :
a) Permohonan
Yaitu surat biasa yang isinya berupa permintaan dari pengrim surat kepada penerima surat dengan harapan penerima surat dapat memenuhi permintaan tersebut.
b) Undangan
Yaitu surat yang memberikan informasi kepada penerima surat tentang penyelenggaraan suatu kegiatan sekaligus mengundang untuk menghadiri suatu acara.
c) Pengantar
Yaitu surat yang memberikan informasi kepada penerima surat bersamaan dengan pengiriman/penyampaian barang atau surat lain (surat keputusan, surat mandat atau surat tugas).
d) Pemberitahuan
Yaitu surat yang isinya memberikan informasi tentang suatu kegiatan atau peristiwa yang dipandang perlu diketahui oleh penerima surat.
e) Ucapan Selamat/ Ikut Bela Sungkawa
Yaitu surat yang berisi ucapan selamat atau ikut bela sungkawa kepada penerima surat.
2. Surat Mandat
Surat mandat adalah surat yang menyatakan/menjelaskan bahwa pemegangnya adalah sebagai wakil/utusan dari suatu lembaga tertentu yang mengikuti acara tertentu berdasarkan undangan yang diterima oleh lembaga yang mengeluarkan surat mandat. Setelah selesai mengikuti acara pemegang mandat berkewajiban memberikan laporan berkaitan dengan pelaksanaan acara tersebut kepada lembaga yang memberikan mandat.
3. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang menyatakan/menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh penerima surat untuk melaksanakan sebuah tugas sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Selama melaksanakan tugasnya, pemegang surat menyelesaikan tugasnya yang telah disebutkan dalam surat tugas baik yang bersifat strategis maupun teknis. Setelah selesai melaksanakan tugas atau berakhirnya masa pelaksanaan tugas pemegang surat tugas diwajibkan memberikan laporan kepada yang memberi tugas.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
4. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan kebenaran identitas keanggotaan seseorang dari suatu lembaga untuk suatu kepentingan tertentu.
5. Surat Ketetapan dan Keputusan
Surat ketetapan dan keputusan adalah pernyataan keabsahan status hukum dari suatu keputusan yang diambil oleh lembaga tertentu dengan menjelaskan secara rinci pertimbangan-pertimbangan baik yang bersifat obyektif maupun yuridis yang melatarbelakangi dan mendasari pengambilan keputusan tersebut. Perbedaan amtara surat ketetapan dan surat keputusan terletak pada jangkauan ikatannya. Surat ketetapan mengikat ke dalam dan keluar institusi pembuat surat, sedang surat keputusan hanya mengikat ke dalam institusi pembuat surat.
Pertimbangan (considerance) dalam surat ketetapan/ keputusan terdiri atas 3 bagian, yaitu:
a) MENIMBANG, bagian ini menjelaskan kondisi obyektif yang terjadi yang menjadi latar belakang dikeluarkannya surat keputusan.
b) MENGINGAT, bagian yang menjelaskan landasan hukum dari keputusan yang diambil.
c) MEMPERHATIKAN, bagian ini menjelaskan faktor-faktor lain yang ikut mendukung keputusan yang diambil baik yang bersifat obyektif maupun subyektif. Tidak setiap surat ketetapan atau surat keputusan harus mencantumkan considerance Memperhatikan, kecuali bila memang dipandang perlu.
Karena isi SK akan mengandung konsekuensi hukum dan dilatarbelakangi serta didasari pertimbangan-pertimbangan tertentu yang suatu saat bisa jadi keliru, maka dalam akhir penutup keputusan harus disebutkan:
 Kapan SK mulai diberlakukan
 Bila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan ditinjau kembali.
 Kapan dan di mana ditetapkan
6. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah pemberitahuan kepada penerima surat akan pelanggaran yang telah dilakukan terhadap konstitusi organisasi untuk mengingatkan agar tidak mengulangi tindakan yang sama. Bila kemudian ternyata tindakan tersebut diulangi lagi maka yang bersangkutan bisa dikenai sanksi organisatoris.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
7. Surat Cetakan (Kartu)
Surat cetakan adalah surat yang dibuat dalam bentuk cetakan (umumnya menggunakan kertas tebal), sering juga disebut kartu. Yang umum dibuat dalam bentuk surat cetakan adalah surat undangan untuk acara-acara ceremonial atau surat ucapan selamat ikut bela sungkawa. Format surat cetakan tidak dilakukan pembakuan, cukup mengikuti bentuk yang secara umum banyak digunakan.
8. Sertifikat
Selain itu bentuk surat cetakan juga bisa berupa sertifikat. Sertifikat baru diberikan setelah mengkuti kegiatan yang telah diselenggarakan.
C. Bentuk dan IsI Surat Organisasi Republik Mahasiswa
Surat-surat RM adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi:
1. Kertas Surat
a) Warna Putih bersih
b) Ukuran folio (F4) atau A4
2. Kop Surat
Setiap surat resmi harus dibuat di atas kertas yang terdapat cetakan kepala (Kop) surat. Kop surat atau kepala surat RM tersusun dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Identitas Lembaga, yaitu identitas lembaga pengirim surat.
b) Lambang organisasi ditempatkan di sudut kiri atas.
c) Nama lembaga (MPM/BEMU/DPMF/BEMFA/ Pengurus Perwakilan).
d) Kmudian disebutkan REPUBLIK MAHASIWA di bawahnya
e) Kemudian nama UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN.
f) Garis tunggal sepanjang batas antara dua margin (kiri dan kanan),
g) Alamat Sekretariat ditulis lengkap terletak di bawah garis tunggal.
h) Penulisan identitas tersebut diatur dengan rata kiri.
3. Nomor Surat
Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu:
Nomor Urut/Pengirim/RM-UYP/Kode Jenis Surat/kode Intern atau Ekstern/Bulan/Tahun.
Keterangan:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
a) Nomor Urut
1) Nomor surat untuk surat-surat resmi/biasa/mandat/tugas/kuasa/keterangan.
2) Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan. Nomor surat baik untuk a.1 maupun untuk a.2 diatas dimulai dengan nomor 001 sampai dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap periode pergantian kepengurusan.
Contoh: 001/MPM/RM-UYP/SB/I/XI/2009 (untuk lembaga MPM)
001/Pan.Kongma/MPM/RM-UYP/SB/I/XI/2009 (untuk kepanitiaan)
b) Pembuat/Pengirim
1) MPM = Untuk lembaga Majelis Permusyawaratan Mahasiswa
2) DPMF = Untuk lembaga Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas
3) BEMU = Untuk lembaga BEM Universitas
4) BEMFA = Untuk lembaga BEM Fakultas
c) Kode Jenis Surat
Terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
SB = untuk keterangan surat biasa (undangan, permohonan, pengantar,
pemberitahuan,)
SM = untuk keterangan Surat Mandat
SK = untuk keterangan Surat Keterangan
SK = untuk keterangan Surat Keputusan/Ketetapan
SP = untuk keterangan Surat Peringatan
d) Kode jenis dikeluarkannya surat, yaitu:
I = untuk keterangan Intern
E = untuk keterangan Ekstern
e) Bulan
I = Januari VII = Juli
II = Februari VIII = Agustus
III = Maret IX = September
IV = April X = Oktober
V = Mei XI = Nopember
VI = Juni XII = Desember
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
f) Tahun Masehi: 2009, 2010, 2011... dan seterusnya.
g) Lampiran Surat:
Lampiran surat ditulis di bawah nomor surat dengan tulisan lengkap. Penulisan hendaknya ringkas tapi jelas, jika tidak ada lampiran maka tidak perlu ada penulisan lampiran.
Contoh:
Lampiran : 1 (satu) berkas proposal
Lampiran : 1 (satu) lembar
Kata "berkas" digunakan bila lampiran berjumlah lima lembar atau lebih.
4. Pokok Surat (Perihal/Hal)
Maksud surat (Perihal) ditulis setelah lampiran surat (tepat di bawahnya) dengan singkatan Hal. Penulisannya hendaknya singkat, padat dan jelas. Ditulis dengan huruf capital tebal atau garis bawah.
Contoh:
- Hal : UNDANGAN RAPAT PPTA
- Hal : PERMOHONAN DANA
5. Alamat Surat
Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah isi nomor surat, lampiran dan perihal dengan jarak satu setengah spasi. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tujuan surat adalah sebagai berikut:
a) Jika tujuan surat perorangan diawali dengan Bapak/lbu/Saudara.
b) Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan tidak perlu diawali dengan Bapak/lbu/Saudara.
Contoh :
Kepada Yth. Kepada Yth.
Ketua Himakom Pembantu Rektor III
Di - di -
Tempat tempat
6. Isi Surat
Isi surat organisasi Republik Mahasiswa terdiri dari 3 bagian, yaitu:
a) Salam dan kalimat Pendahuluan
Surat organisasi Republik mahasiswa menggunakan salam “dengan hormat” atau “assalaamu'alaikum” dan kalimat pembuka yang berisi doa bagi penerima surat. Kecuali
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
untuk surat ketetapan, surat keputusan, surat mandat, dan surat tugas, tidak diawali dengan salam.
Contoh :
Salam silaturrahim kami sampaikan semoga Saudara/I selalu sukses dalam menjalankan aktivitas sehari-hari dan senantiasa dalam lindungan tuhan yang Maha Esa. Amin.
b) Uraian persoalan/isi/pokok surat/maksud surat
Untuk jenis surat undangan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
- Dalam penulisan kapan acara akan dilangsungkan, hendaknya selalu diawali dengan kata “ yang akan diselenggarakan pada:
- Hari/Tanggal. Nama hari disebutkan terlebih dahulu, baru kemudian tanggal.
- Waktu. Untuk penulisan waktu memakai angka dan menggunakan WIB
- Tempat. Di mana acara akan dilaksanakan harus ada jelas dan lengkap, agar memudahkan pihak yang diundang menghadiri acara.
- Agenda Acara/Tema. Agar yang diundang sudah memiliki gambaran terlebih dahulu terhadap acara yang akan didatanginya.
Contoh:
.......... akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 21Februari 2009
Tempat : Sekretariat garuda
Waktu : Pukul 19. 00 WIB s. d. selesai
Acara : Rapat Paripuna MPM RM
c) Penutup
Pendahuluan dan penutup sebaiknya tidak lebih dari 2 alinea. Sedangkan isi/uraian persoalan dibuat ringkas, padat, jelas, sopan, wajar, dan tidak bertele-tele.
7. Penutup Surat
Dalam pembuatan surat-surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan kalimat “Dengan Hormat” maka dalam menutup surat digunakan kalimat “Hormat Kami”. Jika diawali dengan ucapan “assalaamu’alaikum Wr. Wb.”, maka digunakan kalimat penutup “Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.”
Contoh:
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/I kami sampaikan terima kasih.
Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.”
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
8. Tanggal Surat
Tanggal surat terletak di kanan bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2 spasi. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung tanggal/bulan/tahun.
9. Penanda Tanganan Surat
Penanggalan pada surat ditulis setelah Salam Penutup dan sebelum penandatanganan dilakukan. Penanggalan dilakukan dengan penyebutan tempat kedudukan pengirim surat dan tanggal masehi.
Sedangkan penandatanganan surat dilakukan dengan kententuan:
a) penyebutan lembaga pengirim surat terlebih dahulu.
b) Setiap surat yang mengatasnamakan pengurus organisasi, harus ditandatangani oleh 2 orang, yakni Ketua (ketua umum/ketua devisi) dan Sekretaris.
c) Untuk surat kepanitiaan jika ditujukan kepada pihak ekstern (non panitia) harus ditandatangani Ketua Umum dan dibubuhi stempel lembaga organisasi yang membentuk panitia tersebut.
d) Dibubuhi stempel lembaga, dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan Sekretaris.
e) Penulisan nama Ketua dan Sekretaris ditulis dengan huruf besar semua dan dicetak tebal.
f) Penulisan jabatan digunakan huruf miring/Italic.
g) Posisi tanda tangan tepat di atas nama yang bersangkutan sedangkan pembubuhan stempel terletak pada posisi sebelah kiri menghimpit 1/4 sejajar dengan tanda tangan sekretaris.
h) Untuk surat-surat resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditanda tangani Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal, dalam keadaan tertentu (Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal tidak berada di tempat), maka Ketua dan atau Wakil Sekjen yang dimandatkan dapat menandatangani surat yang dimaksud.
i) Sedangkan untuk Internal organisasi dapat ditanda tangani oleh Ketua dan Wakil Sekretaris Jenderal lembaga yang bersangkutan, dengan sepengetahuan Ketua Umum atau antara Ketua Umum dengan Wakil Sekretaris Jenderal, atau antara Ketua dengan Sekretaris Jenderal.
10. Lampiran
Adalah kelengkapan surat berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi:
a) Untuk menyampaikan maksud tertentu
b) Sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan harus disebutkan dalam isi surat.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
11. Tembusan
Surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pengurus atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan, sehingga orang yang dikirimi tembusan ikut mengetahui permasalahan surat, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.
D. Pengarsipan
Penyimpanan segala arsip organisasi Republik Mahasiswa melalui prosedur sebagai berikut:
1) Membaca surat
Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau tujuan surat dan yang paling pokok adalah tanggal surat. Disamping itu juga untuk mengetahui apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh disimpan.
2) Memberi kode
Kode yang digunakan adalah kode surat masuk/keluar,disamping itu juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal.
3) Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode dan tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpanan.
4) Mencatat Surat
Surat-surat,sebelum disimpan pada tempatnya,dicatat dahulu dalam buku agenda.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB V
KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE)
& PROPOSAL KEGIATAN (PROJECT PROPOSAL)
A. Pendahuluan
Agar tujuan organisasi Republik Mahasiswa bisa terwujud, maka perlu direncanakan program-program yang selanjutnya dijabarkan dalam berbagai macam kegiatan. Setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan harus dapat saling berkaitan dalam upaya pencapaian tujuan tersebut. Untuk mengevaluasi sejauh mana suatu program ataupun kegiatan memiliki relevansi dengan upaya pencapaian tujuan organisasi, maka sebelum program dilaksanakan perlu dibuat TOR (term of reference) terlebih dahulu. Sedangkan untuk kegiatan dibuat Proposal.
1. TOR (Term of Reference)
Adalah kerangka konsep suatu program yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu yang secara sistematis bagiannya terdiri dari :
a) Nama Program
Nama program harus memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang subyek program. Misalnya : peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja institusi kepengurusan Republik Mahaasiswa, dan lain-lain.
b) Pendahuluan
Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu program, pendahuluan terbagi menjadi dua bagian, yaitu :
 Latar Belakang.
Berisi masalah-masalah yang melatarbelakangi dicanangkannya suatu program, yaitu masalah-masalah yang hendak dipecahkan dengan program tersebut.
 Dasar Pemikiran.
Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi program dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh program tersebut.
c) Landasan Kegiatan
Perangkat konstitusi organisasi yang menjadi landasan program tersebut, meliputi:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
 Landasan ldeologis.
Kumpulan konsep bersistem yang dijadikan arah dan tujuan kelangsungan hidup.
 Landasan Konstitusional.
Produk-produk konstitusi organisasi yang memberikan arahan dan pedoman bagi program organisasi. Organisasi republik mahasiswa yang dijadikan landasan konstitusional adalah Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga.
 Landasan Operasional.
Produk-produk konstitusi organisasi yang memberikan arahan dalam operasionalisasi kegiatan organisasi. Di organisasi republik mahasiswa yang dijadikan landasan operasional adalah garis-garis besar haluan organisasi dan ketetapan-ketetapan musyawarah.
d) Tujuan Program.
Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dari program tersebut sehingga jelas relevansi program tersebut dengan pencapaian tujuan organisasi.
e) Sasaran Program
Merinci kelompok-kelompok yang menjadi sasaran program tersebut.
f) Mekanisme Pelaksanaan, yang meliputi:
 Penanggung jawab; Pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini adalah ketua bidang, sekretaris atau bendahara.
 Pelaksana Kegiatan; Pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini adalah departemen/devisi dan biro-biro.
 Jenis Kegiatan; Merinci jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan program.
 Peserta kegiatan; Pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam pelaksanaan program.
 Jadwal Kegiatan; Berisi penjadwalan dari kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
 Rencana Anggaran/Estimiasi dana; Dijelaskan rencana anggaran secara global setiap kegiatan.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
2. Proposal Kegiatan (Project Proposal)
Suatu rencana kegiatan yang ditulis secara lengkap dari latar belakang sampai rencana pelaksanaannya termasuk anggarannya. Adapun Sistematika penulisan proposal adalah:
a. Nama Kegiatan
Nama kegiatan harus bisa memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang rencana kegiatan.
b. Pendahuluan.
Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu kegiatan, pendahuluan terbagi menjadi 2 bagian, yaitu:
1) Latar Belakang. Berisi masalah-masalah yang melatarbelakangi dilaksanakannya suatu kegiatan, yaitu masalah-masalah yang hendak dipecahkan dengan kegiatan tersebut.
2) Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi kegiatan dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh kegiatan tersebut.
c. Tujuan Kegiatan. Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dalam kegiatan.
d. Sasaran Kegiatan. Menjelaskan pihak-pihak yang terlibat baik sebagai subyek maupun obyek kegiatan.
e. Tema Kegiatan. Penjelasan tentang tema.
f. Bentuk Kegiatan, misalnya; diskusi, seminar, olah raga, olimpiade dan lain-lain.
g. Waktu dan Tempat Pelaksanaan. Menjelaskan hari, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
h. Pelaksana Kegiatan. Kepanitiaan yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Jika melibatkan beberapa institusi kepengurusan maka kepanitiaan terdiri dari: Panitia Pengarah (Steering Comittee), Panitia Penyelenggara (Organizing Commitee) dan Panitia Pelaksana (Executive Commitee). Tapi jika hanya melibatkan satu institusi kepegurusan saja cukup dibentuk SC dan EC.
i. Rencana Anggaran dan Sumber Dana. Dijelaskan rencana anggaran secara global dalam kepanitiaan kegiatan.
3. Pembubuhan TOR dan Proposal
Pembubuhan proposal dilakukan setelah dibahas dalam Rapat Pengurus/rapat kepanitiaan yang menyetujui pelaksanaan kegiatan tersebut dengan mencantumkan tempat dan tanggal pembubuhan secara berurutan, yaitu :
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
1. Sekretaris panitia, seperti halnya pada pembubuhan surat, penulisan nama dengan huruf besar dan jabatan dengan huruf miring (Italic).
2. Ketua panitia, selaku koordinator pelaksana kegiatan.
3. Dibubuhi stempel panitia dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan sekretaris panitia
4. Ketua umum, sebagai tanda kegiatan tersebut telah disetujui pengurus.
5. Dibubuhi stempel lembaga dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan ketua umum.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB VI
LAPORAN
ORGANISASI REPUBLIK MAHASISWA
A. Jenis laporan
Laporan orgnanisasi Republik Mahasiswa Universitas Yudharta terdiri dari 4 jenis, yaitu:
1. Laporan pertanggungjawaban
2. Laporan perjalanan
3. Laporan kegiatan
4. Laporan berkala
5. Laporan program kerja
6. Laporan pelaksanaan program
7. Berita acara
1. Laporan Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang disampaikan oleh ketua umum/ketua di hadapan kongres/konferensi/rapat anggota sebagai pertanggungjawaban kepemimpinan organisasi selama masa khidmat tertentu. Laporan pertanggungjawaban disusun sebagai berikut:
a. Pendahuluan
b. Kondisi obyektif organisasi
c. Program hasil kongres/konferensi/rapat anggota
d. Pelaksanaan program
e. Administrasi surat-menyurat inventarisasi
f. Laporan-laporan keuangan
g. Hambatan-hambatan
h. Kesimpulan
i. Rekomendasi
j. Penutup
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
2. Laporan Perjalanan
Laporan perjalanan adalah laporan yang disampaikan oleh pengurus atas keikutsertaannya dalam suatau kegiatan yang dilaksanakan baik oleh organisasi Republik Mahasiswa maupun kegiatan dari organisasi/institusi lain diluar universitas Yudharta.
Laporan perjalanan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Pendahuluan
b. Nama, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
c. Ringkasan umum hasil kegiatan
d. Hambatan-hambatan
e. Kesimpulan
f. Rekomendasi
g. Penutup
3. Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan adalah laporan pelaksanaan suatu kegiatan yang disampaikan oleh panitia dan atau ketua koordinator pelaksana program/kegiatan kepada organisasi melalui ketua/wakil ketua yang membidangi bidang yang bersangkutan. Laporan kegiatan terdiri dari beberapa bagian tertentu:
a. Pendahuluan
b. Nama kegiatan
c. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
d. Peserta kegiatan
e. Uraian umum hasil kegiatan
f. Laporan penggunaan anggaran
g. Hambatan-hambatan
h. Kesimpulan
i. Rekomendasi
j. penutup
4. Laporan berkala
Laporan berkala adalah laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan tertentu kepada tingkat kepengurusan diatasnya secara bertahap/berkala. Laporan berkala terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Pendahuluan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
b. Program-program yang telah direncanakan
c. Kegiatan-kegiatan yang telah terlaksana
d. Grafik capaian program
e. Laporan penggunaan anggaran/realisasi dana
f. Hambatan-hambatan
g. Kesimpulan
h. Rekomendasi
i. Laporan daftar kegiatan yang akan segera dilaksanakan
j. Penutup
5. Laporan program kerja
Laporan program kerja adalah laporan menyeluruh mengenai program kerja yang telah dilaksanakan oleh bidang/departemen tertentu. Laporan program kerja dilaksanakan oleh sekretaris jenderal/sekretaris kepada ketua umum/ketua, bendahara umum/bendahara kepada ketua/ketua umum, ketua/wakil ketua kepada ketua umum/ketua, atau koordinator departemen kepada ketua dan/atau wakil ketua selaku koordinator program. Laporan program kerja selanjutnya dilaporkan kepada rapat pleno. Laporan program kerja dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut
b. Program kerja tahunan atau bulananan
c. Bentuk kegiatan
d. Pelaksanaan (waktu dan tempat)
e. Penggunaan anggaran
f. Hambatan-hambatan
g. Keterangan
Diatas tabel bertuliskan “laporan program kerja “dan dibawahnya dicantumkan nama dan tanda tangan penanggungjawab.
6. Laporan Pelaksanaan Program
Laporan pelaksanaan program adalah laporan lengkap suatu program yang telah dilaksanakan. Laporan pelaksanaan program disampaikan oleh organisasi kepada pihak lain yang mendanai program atau yang memberikan kepercayaan untuk melaksanakan program. Laporan pelaksanaan program memuat beberapa bagian sebagai berikut:
a. Pendahuluan;
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
b. Nama program;
c. Waktu dan tempat pelaksanaan program;
d. Rangkaian kegiatan;
e. Peserta pada setiap kegiatan;
f. Uraian umum out-put program;
g. Laporan penggunaan anggaran;
h. Hambatan-hambatan;
i. Kesimpulan;
j. Rekomendasi;
k. Penutup;
Laporan pelaksanaan program ditanda tangani oleh ketua umum/ketua dan sekretarisjenderal/sekretaris, serta bersetempel.
7. Berita acara
Berita acara adalah suatu bentuk laporan yang menyatakan secara utuh sebuah kegiatan/acara yang telah berlangsung. Berita acara memuat informasi berikut:
a. Hari/tanggal/bulan/tahun;
b. Tempat kejadian/peristiwa;
c. Alamat, tempat kejadian/peristiwa;
d. Isi berita yang dilaporkan;
e. Nama dan jabatan yang membuat berita acara (disertai tanda tangan)
f. Stempel organisasi
Berita acara sebaiknya juga diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan (bila mungkin menyertakan stempel organisasi, jika yang berkepentingan tersebut mewakili organisasi).
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB VII
PERALATAN ORGANISASI REPUBLIK MAHASISWA
A. Buku Daftar Inventaris
Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi. Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut barang
b. Nomor indeks/kode barang;
c. Nama satuan/jenis barang;
d. Jumlah barang;
e. Asal mula barang;
f. Harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. Tanggal mulai pakai;
h. Tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang;
B. Buku Notulensi
Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan rapat-rapat diskusi-diskusi. Buku notulensi juga merupakan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya. Buku notulensi memuat antara lain:
a. Nama pertemuan;
b. Hari, tanggal pertemuan;
c. Waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. Tempat pertemuan;
e. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraaan;
f. Keputusan-keputusan yang diambil;
g. Rekomendasi (jika ada);
C. Buku Tamu
Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan organisasi. Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
a. Nomor urut;
b. Hari, tanggal, jam;
c. Nama lengkap tamu;
d. Organisasi atau institusi tamu;
e. Alamat;
f. Keperluan;
g. Tanda tangan tamu;
D. Buku Daftar Hadir
Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, loka karya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain. Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nama lengkap;
c. Jabatan;
d. Alamat;
e. Tanda tangan;
Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan.
E. Buku Daftar Kegiatan
Buku dafatr kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal. Buku daftar kegiatan dibuat berbentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nama/jenis kegiatan;
c. Hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
d. Waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
e. Tempat pelaksanaan;
f. Penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat hal-hal penting seperti adanya makalah, dsb.
F. Buku Keuangan
Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi. Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
a. Nomor urut;
b. Tanggal transaksi (pemasukan dan pengeluaran)
c. Uraian sumber pemasukan
d. Uraian pengeluaran dana
e. Debit
f. Kredit
g. Jumlah
h. Keterangan (jika perlu)
Buku dapat dipisahkan antara buku kas umum dan buku pembantu.
G. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat/barang administrasi/perlengkapan organisasi baik melalui kurir maupun pos. Buku ekspedisi berguna sebagai bukti bahwa barang yang dikirim benar-benar telah diterima oleh yang bersangkutan. Buku ekspedisi dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Tanggal pengiriman;
c. Jenis barang;
d. Alamat tujuan;
e. Isi/perihal (jika berupa surat);
f. Tanggal dan nomor surat (jika berupa surat);
g. Lampiran (jika ada);
h. Tanda tangan penerima/tera pos.
H. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat. Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Buku agenda surat keluar;
b. Buku agenda surat masuk;
Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nomor indeks surat;
c. Nomor surat;
d. Tanggal surat;
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
e. Tujuan surat;
f. Isi/perihal surat;
g. Keterangan
Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nomor indeks surat;
c. Tanggal surat diterima;
d. pengirim;
e. isi/perihal surat;
f. tanggal surat;
g. terusan;
h. catatan disposisi;
i. Keterangan.
I. Pengarsipan
Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya. Kegunaan arsip antara lain:
 Pembuktian/pembukuan;
 Korespondensi;
 Penyusunan sejarah;
 Penyusunan data statistik;
 Dokumentasi.
1. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
2. Surat-surat yang diarsip harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk.
3. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode.
4. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB VIII
KARTU TANDA ANGGOTA (KTA)
REPUBLIK MAHASISWA
A. KETENTUAN PENGADAAN
1. Pengadaan
1. Kartu Tanda Anggota (KTA) diadakan secara seragam dan berlaku lingkungan Republik Mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
2. Pengadaan KTA sebagaimana ayat (1) dilakukan oleh organisasi masing-masing dengan mengikuti ketentuan yang telah disepakati.
3. Sebagaimana bagian dari program pendataan semua organisasi dibawah Republik Mahasiswa dianjurkan mengadakan pembuatan KTA untuk semua anggota di lembaga organisasinya masing-masing.
4. Setiap ketua lembaga diwajibkan melaporkan program pengadaan KTA kepada ketua MPM melalui BEM U dan DPMF.
2. Persyaratan kepemilikan
1. Pada dasarnya setiap anggota yang memenuhi persyaratan dapat memiliki kartu tanda anggota.
2. Persyaratan sebagaimana ayat (2) ditambah dengan persyaratan administrasi
3. Masa berlaku
1. KTA berlaku selama yang bersangkutan masih memenuhi syarat keanggotaan Republik Mahasiswa.
2. Jika yang bersangkutan sudah tidak lagi memenuhi syarat keanggotaan, maka secara otomatis KTA tidak berlaku.
B. FORMAT DAN KOMPONEN ISI
1. Bentuk dan bahan
1. Bentuk KTA adalah persegi panjang dengan ukuran 5 x 8 cm
2. KTA dibuat dari berbagai pilihan bahan sesuai dengan kebutuhan dan batas kemampuan serta ketersediaan.
2. Komponen isi
1. KTA terdiri dari dua muka yaitu depan dan belakang.
2. Muka depan memuat informasi:
a. lambang organisasi
b. Tulisan KARTU TANDA ANGGOTA REPUBLIK MAHASISWA
c. Visi organisasi
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
d. Foto pemegang
e. Tanda tangan ketua oganisasi dan PR III Universitas Yudharta
3. Muka belakang memuat identitas pemegang yang meliputi:
a. Nomor induk anggota
b. Nama
c. Tempat dan tanggal lahir
d. Alamat lengkap
e. tanda tangan MPM
C. MEKANISME PENGADAAN
1. Pendataaan anggota
1. Sebelum pengadaan KTA dilakukan, terlebih dahulu dilakukan pendataan anggota.
2. Data anggota yang diperlukan untuk penerbitan KTA adalah:
a) nama lengkap
b) tempat tanggal lahir
c) alamat lengkap
3. Data anggota diambil dari data potensi anggota yang telah tersusun dengan ditambah foto.
2. Pengumpulan dan Pengelolaan Data Anggota
1. Data anggota selanjutnya diolah oleh pimpinan organisasi menjadi data bahan KTA
2. Data bahan KTA sebagaimana selanjutnya diketik pada blanko KTA sesuai format yang telah diatur.
3. Pengetikan dilakukan dengan komputer
3. Pengusulan Pengadaan KTA
1. Dalam hal adanya pergantian pengurus baru, maka dapat diusulkan pengadaan KTA.
2. Pengusulan diajukan oleh anggota pengurus kepada pimpinan organisasi untuk anggota di wilayah kerja yang bersangkutan.
4. Form Isian Data Anggota
1. Pimpinan organisasi menyediakan formulir isian data anggota.
2. Formulir isian selanjutnya diisi oleh pengusul

sdf

PIAGAM MADINAH SEBAGAI RUJUKAN BERBANGSA & BERNEGARA

Doktrin Aswaja di Bidang Politik

PANCASILA DAN UUD 45; “Roh Negara Kesatuan Republik Indonesia”

Oleh:

Hamzah

Email: http://hamzahmoxer@gmail.com

Universitas Yudharta Pasuruan

“Ngalah Islamic Boarding House”

Indonesia merupakan sebuah negara dengan keanekaragaman etnis, budaya, bahasa dan agama. Keanekaragaman ini oleh bangsa Indonesia dibingkai dalam Bhinneka Tunggal Ika, yakni meskipun berbeda-beda, tapi tetap satu; Indonesia. Kesatuan Indonesia akan tetap utuh jika pancasila dan UUD 45 masih menjadi pegangan dan falsafah bangsa ini, karena konsep Pancasila merupakan hasil ijtihad perjalanan sejarah para pejuang Indonesia serta dihasilkan dari nilai-nilai yang berakar dari adat budaya pribumi Indonesia.

Namun akhir-akhir ini ada sebagian golongan yang mencoba untuk menawarkan sebuah solusi baru terhadap segala persoalan negara yang akhir-akhir ini melanda, baik di bidang sosial, ekonomi, politik dan budaya serta segi-segi lain yang menyangkut kesejahteraan rakyat. Sebagai bagian dari warga negara sikap seperti itu merupakan bentuk kepedulian sosial yang harus dimiliki oleh semua orang lebih-lebih para pelaku pemerintahan sebagai wakil rakyat.

Setiap orang menghendaki kesejahteraan dan kemakmuran sebab memang itulah tujuan dari hidup kita. Namun, apapun keinginan dan harapan positif itu, tetap harus diimbangi dengan pemikiran dan pertimbangan yang benar dan sungguh, apalagi jika keinginan dan harapan itu lingkupnya negara tentu lebih berkali-kali lipat untuk memikirkan dan mengusahakannya, “wong kadang menyelesaikan urusan beberapa orang saja, kewalahan, ribuan maneh… yo tambah negelu…”.

Paska turunnya soeharto ditengarai sebagai era demokrasi dimana setiap pendapat bebas dikeluarkan dan dipublikasikan. Akhir-akhir ini, tepatnya beberapa bulan yang lalu muncul wacana baru mengenai amandemen Pancasila dan UUD 45 yang sudah sudah menjadi pedoman Indoensia, ada sebagaian golongan yang menghendaki perubahan dengan berlandaskan pada alasan bahwa UUD 45 sudah tidak sesuai dengan ini…dengan itu…. Dan lain sebagainya, ada juga yang berargumen bahwa hal tersebut bertentangan dengan nilai-nilai Islam yang merupakan agama mayoritas rakyat Indonesia. sebagai sesama warga pemikiran demikian patut mendapatkan perhatian karena keikutsertaan dan partisipasinya dalam memikirkan nasib masa depan Indonesia.

Namun sebagai bagian dari bangsa Indonesia pula, penulis juga ingin ikut serta memberi sedikit pendapat tentang perbincangan mengenai tujuan Indonesia dalam konteks yang kini mewacana , yaitu sebagaiman yang telah dipaparkan diatas dengan tetap dalam sikap tasamuh, tawazun dan I’tidal, sebagai pengamalan dari nilai-nilai Pancasila.

Sudah menjadi bukti sejarah bahwa kisah perjuangan mempersatukan bangsa Indonesia tidaklah mudah bahkan hingga merdeka sekalipun karena memang bangsa ini memiliki beragam budaya, agama, etnis, suku dan golongan. Ketika bangsa ini merebut kemerdekaan setiap golongan yang berbeda juga ikut serta memperjuangkan Indonesia dari penjajah yang kurang lebih 350 tahun lamanya. Sehingga secara singkat penulis berpendapat bahwa negara Indonesia adalah hasil kreasi dari orang Indonesia yang saat ini banyak yang diabaikan dan didiskrimnasi karena rezim dan sistem. Persoalan keyakinan pun turut serta membawai hal diatas, karena pada saat itu memang pengaruh ajaran keyakinan masih kuat.

Sehingga awal-awal kemerdekaan dalam rangka menentukan pedoman hidup rakyat Indonesia yang merupakan landasan negara sempat diwarnai wacana tentang perdebatan agama dan Pancasila. Sebagaian golongan berpendapat bahwa yang dibutuhkan dan sesuai dengan rakyat sebagai falsafah bangsa Indonesia adalah syari’at Islam, untuk itu perlu dibuat konstitusi negara mengenai syari’at Islam. Namun golongan lain berbeda, melihat kenyataan bahwa rahmat Tuhan yang berupa Indonesia bukanlah keringat dari orang atau golongan Islam saja melainkan dari rakyat beragam keyakinan, ras, suku dan budaya, sehingga tidak bijak jika hanya syari’at Islam saja yang diakui. Sehingga muncul berbagai pandangan tentang asas-asas nilai keberagaman itu demi menjaga keutuhan dan keberlangsungan perjalanan Indonesia pada akhirnya lahirlah dasa negara yaitu Pancasila dan UUD 45.

Jika ada pendapat mengenai nilai ajaran pancasila yang tidak sesuai dengan Islam, maka penulis mencoba untuk memberi penilaian teradapt pandangan tersebut. Meski tidak terlalu detail dan rinci, memang penulis masih perlu tahu banyak hal, tapi sudah selayaknya dan penting untuk difahami dan dikaji apa yang akan coba penulis uraikan. Singkatnya, penulis kurang setuju dengan anggapan bahwa Pancasila dan UUD 45 tidak sesuai dengan Islam karena justru falsafah itu adalah rakitan dari ajaran nilai-nilai Islam. Adapun sila dan adagium al-Qur’annya adalah sebagai berikut;

1. Ketuhanan Yang Maha Esa

Pada sila pertama ini mengandung ajaran mengenai keyakinan tentang ketahudian, yaitu percaya terhadap Tuhan Yang Maha Esa. Hal ini sesuai dengan ayat al-Qur’an, Surat al-Nahl:

“Tuhan kamu adalah Tuhan yang Maha Esa. Maka orang-orang yang tidak beriman kepada akhirat, hati mereka mengingkari keesaaan Allah, sedangkan mereka sendiri adalah orang-orang yang sombong”, (Q.S. al-Nahl: 22).

Dalam surat al-Baqarah ayat 163 Allah juga berfirman:

“Dan Tuhanmu adalah Tuhan yang Maha Esa; tidak ada Tuhan melainkan Dia yang Maha Pemurah lagi Maha Penyayang”. (Q.S. al-Baqarah: 163).

Pada surat al-Ankabut ayat 46 Allah juga berfirman:

“Dan janganlah kamu berdebat denganAhli Kitab, melainkan dengan cara yang paling baik, kecuali dengan orang-orang zalim di antara mereka[1154], dan Katakanlah: "Kami telah beriman kepada (kitab-kitab) yang diturunkan kepada Kami dan yang diturunkan kepadamu; Tuhan Kami dan Tuhanmu adalah satu; dan Kami hanya kepada-Nya berserah diri". (Q.S. al-Ankabut: 46)

2. Kemanusiaan yang adil dan beradab

Pada sila kedua mengandung nilai kemanusiaan yang menjunjung tinggi sikap adil dan beradab. Hal ini sesuai dengan perintah al-Qur’an dalam surat an-Nahl ayat 90;

“Sesungguhnya Allah menyuruh (kamu) Berlaku adil dan berbuat kebajikan, memberi kepada kaum kerabat, dan Allah melarang dari perbuatan keji, kemungkaran dan permusuhan. Dia memberi pengajaran kepadamu agar kamu dapat mengambil pelajaran”, (Q.S. al-Nahl: 90).

3. Persatuan Indonesia

Pada sila ketiga ini terdapat gambaran mengenai kehidupan yang rukun, damai, saling berdampingan dan gotong royong dalam bingkai keanekaragaman sebagaiman keinginan semua bangsa kita. Hal ini selaras dengan al-Qur’an surat al-Imron ayat 103:

“Dan berpeganglah kamu semuanya kepada tali (agama) Allah, dan janganlah kamu bercerai berai, dan ingatlah akan nikmat Allah kepadamu ketika kamu dahulu (masa Jahiliyah) bermusuh-musuhan, Maka Allah mempersatukan hatimu, lalu menjadilah kamu karena nikmat Allah, orang-orang yang bersaudara; dan kamu telah berada di tepi jurang neraka, lalu Allah menyelamatkan kamu dari padanya. Demikianlah Allah menerangkan ayat-ayat-Nya kepadamu, agar kamu mendapat petunjuk”, (Q.S. al-Imron: 103).

4. Kerakyatan yang dipimpin oleh hikmah kerbijaksanaan dalam permusyawatan perwakilan

Petunjuk tentang pelaksanaan kepemimpinan pemerintahan dengan bijaksana dan kemufakatan yang berdasarkan musyawarah tertuang pada sila keempat ini. Adapun kesamaannya dengan Islam adalah Q.S. Shaad: 20:

“Dan Kami kuatkan kerajaannya dan Kami berikan kepadanya hikmah[1301]dan kebijaksanaan dalam menyelesaikan perselisihan”.

Dalam Q.S. al-Imron: 159:

“Maka disebabkan rahmat dari Allah-lah kamu Berlaku lemah lembut terhadap mereka. Sekiranya kamu bersikap keras lagi berhati kasar, tentulah mereka menjauhkan diri dari sekelilingmu. karena itu ma'afkanlah mereka, mohonkanlah ampun bagi mereka, dan bermusyawaratlah dengan mereka dalam urusan itu[246]. kemudian apabila kamu telah membulatkan tekad, Maka bertawakkallah kepada Allah. Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang bertawakkal kepada-Nya”.

5. Keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia

Terkandung cita-cita luhur bangsa Indonesia yaitu terwujudnya kehidupan yang adil, makmur dan sejahtera bagi seluruh rakyat Indonesia. hal ini sejalan dengan ayat al-Qur’an surat al-Maidah ayat 8:

“Hai orang-orang yang beriman hendaklah kamu Jadi orang-orang yang selalu menegakkan (kebenaran) karena Allah, menjadi saksi dengan adil. dan janganlah sekali-kali kebencianmu terhadap sesuatu kaum, mendorong kamu untuk Berlaku tidak adil. Berlaku adillah, karena adil itu lebih dekat kepada takwa. dan bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan”.

Sungguh betapa piawai dan bijaksana para peletak dasar negara ini dalam menjaga keutuhan rakyat Indonesia, yang tentunya sudah melalui beberapa rangkaian dan pertimbangan matang dalam mencetuskannya, tidak hanya menggunakan rasiodan intuisi bahkan ayat al-Qur’an menjadi roh spirit dari nilai-nilai Pancasila dan UUD 45. perjuangan merebut dan menata bangsa sudah dilakukan oleh nenek moyang kita, tentunya merupakan kewajiban mutlak bagi kita untuk menjaga dan melestarikan peninggalan itu sebagai warisan anak cucu kita kelak di masa depan.