Sabtu, 21 November 2009

PPTA RM UYP

Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
PEDOMAN PENYELENGGARAAN
TERTIB ADMINISTRASI
( P P T A )
REPBUBLIK MAHASISWA
UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI (PPTA)
REPUBLIK MAHASISWA
UNVERSITAS YUDHARTA PASURUAN
TUJUAN
1. Penataan sistem administrasi organisasi republik mahasiswa.
2. Adanya aturan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi Republik Mahasiswa.
3. Kelengkapan administratif Organisasi Republik Mahasiswa.
RUANG LINGKUP
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) Republik Mahasiswa menata kegiatan-kegiatan yang ada baik yang bersifat rutin maupun insidentil, sehingga setiap kegiatan yang diselenggarakan lebih mendekatkan pada pencapaian tujuan. Secara garis besar persoalan yang ditata itu berkaitan dengan :
1. Keterlibatan seseorang (pejabat, pengurus, dan anggota organisasi mahasiswa) dalam penyelenggaraan kegiatan di Republik Mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
2. Prosedur dan etika penyelenggaraan kegiatan organisasi Republik Mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
3. Tata aturan penggunaan atribut organisasi RM.
METODE PENYUSUNAN
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi (PPTA) Republik Mahasiswa ini disusun dengan menggunakan berbagai sumber, literatur-literatur yang berkaitan dengan masalah administrasi, kesekretariatan, manajemen dan keorganisasian, serta melalui musyawarah dengan pengurus organisasi Republik Mahasiswa yang dipandang memahami persoalan administrasi. Literatur ilmiah sengaja disajikan dengan tujuan untuk memperkaya landasan teoritis agar peraturan yang dibuat memiliki dasar teori yang kokoh dan jelas.
Untuk yang bersifat teknis, rujukan yang digunakan adalah peraturan konvensional maupun konstitusional. Bila terdapat perbedaan, maka dipilih yang memiliki landasan yang lebih logis untuk dilaksanakan. Mengingat Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Republik Mahasiswa berkaitan erat dengan konstitusi yang ada, maka secara otomatis bila terjadi perubahan konstitusi, maka PPTA ini juga akan direvisi.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk memudahkan dalam pemahaman dan pelaksanaannya, Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi Republik Mahasiswa ini disusun dengan sistematika sebagai berikut :
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pengertian Administrasi
Pembicaraan tentang administrasi tidak dapat dipisahkan dengan pembicaraan tentang organisasi. Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai "Setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian sesuatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan dan terdapat seseorang/beberapa orang yang disebut atasan/pimpinan dan seseorang / sekelompok orang yang disebut bawahan / anggota.
Dari pengertian tersebut nampak ada empat unsur dalam organisasi, yaitu :
1. Adanya sekelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
2. Adanya ikatan formal.
4. Adanya tujuan yang akan dicapai.
5. Adanya kegiatan kerja sama dan proses untuk mencapai tujuan.
Agar apa yang menjadi tujuan dapat dicapai, maka diperlukan penataan terhadap keempat unsur tersebut. Segenap rangkaian penataan di dalam usaha kerja sama tersebut dapat dikemukakan dengan satu istilah yang disebut administrasi.
Istilah administrasi sendiri berasal dari bahasa Yunani, yaitu administrate yang berarti membantu, melayani dan atau memenuhi. Ada beberapa pengertian tentang istilah administrasi yang diberikan oleh para pakar administrasi, di antaranya adalah :
 Herbert A. Simon menjelaskan, "Dalam pengertian yang terluas, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.”
 Sondang P. Siagian mendefinisikan administrasi dengan, "Keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas asas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan.”
 The Liang Gie memberikan definisi administrasi adalah, "Segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelampok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.”
Dari beberapa pengertian di atas tampak memiliki persamaan tentang administrasi, yaitu:
1. Administrasi merupakan suatu proses kerja sama.
2. Proses kerja sama tersebut dilakukan oleh sekelompok orang secara rasional.
3. Kerja sama tersebut dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
B. Unsur-Unsur Administrasi
Unsur adalah bagian dari suatu kebulatan yang jika tidak ada akan menyebabkan kurangnya kebulatan tersebut. Administrasi sebagai sebuah proses penataan meliputi berbagai macam aktifitas. Dalam konteks ini administrasi dibagi menjadi delapan bagian, yaitu pengorganisasian, manajemen, komunikasi, kepegawaian (sumber daya manusia), keuangan, perbekalan (logistik), tata usaha dan hubungan masyarakat.
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan unsur administrasi yang menunjukkan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan dan pembagian kerja dari usaha kerja sama. Aktifitas yang termasuk dalam rangkaian pengorganisasian meliputi :
a. Penyusunan bentuk dan pola usaha kerja sama.
b. Penggolongan tindakan yang harus dilakukan satuan kerja tertentu.
c. Penentuan tugas pekerjaan orang-orang yang tergantung dalam usaha kerja sama tersebut.
d. Pembagian wewenang masing-masing pelaksana.
e. Penentuan jalinan hubungan kerja di antara orang-orang yang bekerja sama.
2. Manajemen
Istilah manajemen sering dikacaukan dengan istilah administrasi. Jika ditinjau dari asal bahasanya, keduanya sama-sama berasal dari Bahasa Yunani, manajemen dari kata maneggiare sedangkan administrasi dari kata administrate. Perbedaan penggunaan kata keduanya dulu adalah dalam hal tempat. Maneggiare merupakan bahasa kasar untuk menyebut usaha mengenai atau memimpin orang-orang pinggiran. Sedangkan administrate merupakan bahasa yang lebih halus untuk menyebutkan hal yang sama bagi kaum ningrat, negarawan dan politisi.
Dalam perkembangannya perbedaan kedua istilah atas dasar tempat tersebut kemudian menjadi tidak jelas. Oleh Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig perbedaan penggunaan kedua istilah tersebut dikaitkan dengan sifat organisasinya. Untuk organisasi non-profit atau dalam hubungannya dengan pemerintahan digunakan istilah administrasi. Sedangkan untuk kegiatan perusahaan atau organisasi profit digunakan istilah manajemen.
Menurut Henry Fayol aktifitas manajemen meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkoordinasian (coordinating) dan pengawasan (controlling). Dalam kaitannya dengan kegiatan penataan, maka harus ada kejelasan antara lain tentang :
 Siapa yang berwenang membuat dan bagaimana bentuk perencanaannya.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
 Siapa yang mengkoordinasikan dan bagaimana prosedurnya.
 Siapa yang melaksanakan dan bagaimana teknis pelaksanaannya.
 Siapa yang melakukan pengawasan dan bagaimana bentuk-bentuk pengawasannya.
 Siapa yang berwenang mengambil keputusan dan bagaimana prosedurnya.
3. Komunikasi
Komunikasi pada dasarnya adalah "suatu proses pemberitahuan mengenai suatu keterangan dari sumber keterangan kepada penerima keterangan yang memungkinkan keduanya dapat berpartisipasi bersama."
Jika dikaitkan dengan administrasi menjadi komunikasi administrasi, maka memberikan makna "proses penyampaian pesan yang terjadi dalam suatu organisasi tertentu". (Thoha, 1983). Komunikasi semacam ini dapat dibedakan menjadi komunikasi tertulis dan komunikasi lisan. Penataan dalam komunikasi meliputi :
a. Prosedur dan peralatan yang dapat digunakan untuk berkomunikasi antar pihak-pihak yang bekerja sama.
b. Bentuk dan jenis komunikasi yang dapat dilaksanakan.
4. Sumber Daya Manusia
Yaitu kegiatan yang menangani persoalan tenaga kerja manusia. Penataan dalam masalah SDM merupakan masalah yang tidak boleh diabaikan, karena keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya banyak dipengaruhi oleh kualitas SDM dari organisasi tersebut. Untuk itu diperlukan pengaturan dan penataan dalam hal :
a. Kualifikasi seseorang untuk bisa menempati posisi tertentu dalam organisasi.
b. Tugas dan wewenang serta fungsi dan tanggung jawab yang jelas dari setiap jabatan yang ada.
c. Pentahapan karir yang jelas bagi setiap anggota organisasi sejak dari jabatan yang terendah sampai yang paling tinggi.
d. Peraturan yang jelas tentang kemungkinan adanya pemberhentian jabatan seseorang sebelum masa jabatannya berakhir.
5. Keuangan
Dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang, uang atau biaya merupakan salah satu unsur yang dapat membantu tercapainya tujuan. Tanpa uang hampir dikatakan sulit sesuatu dapat
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
dicapai. Karena itu, biaya juga perlu ditata dan dikelola dengan baik. Penataan, pengaturan dan pengelolaannya meliputi :
a. Penentuan dari mana sumber biaya (uang) diperoleh.
b. Prosedur pengelolaannya agar bisa memberi manfaat bagi organisasi.
c. Prosedur penggunaannya bagi segenap unsur organisasi dan cara mempertanggung-jawabkannya secara sah dan efisien.
6. Perlengkapan(logistik)
Sering juga disebut perlengkapan, peralatan atau logistik. Yakni proses yang berkenaan dengan penentuan tentang apa dan berapa barang yang diperlukan, bagaimana pengadaan, pemakaian, pemeliharaan, penyimpanannya, sampai kapan saatnya harus disingkirkan. Penataan yang berkaitan dengan perlengkapan (logistik) meliputi :
a. Bagaimana menyediakan barang yang dibutuhkan supaya pemakaiannya dapat terpenuhi dengan baik dan tidak mengalami banyak hambatan.
b. Bagaimana penggunaan barang secara sah dan efisien.
c. Bagaimana pertanggungjawaban pemakaian dan penghapusannya jika sudah tidak digunakan lagi.
7. Tata Usaha
Jika ditinjau dari aktifitas pokoknya, maka tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan sehingga dapat dipergunakan secara langsung sebagai informasi bagi siapa saja yang membutuhkan. Pada intinya tata usaha terdiri dari enam pola kegiatan yaitu :
1) Menghimpun, yaitu mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang dibutuhkan.
2) Mencatat, yaitu menuliskan (dengan berbagai peralatan tulis) keterangan-keterangan yang diperlukan hingga siap dibaca, dikirim atau disimpan.
3) Mengolah, yaitu mengelola keterangan-keterangan yang ada dan menyajikannya ke dalam bentuk yang lebih berguna.
4) Menggandakan, yaitu memperbanyak dengan berbagai cara dan peralatan sejumlah yang dibutuhkan.
5) Mengirim, yaitu menyampaikan sesuatu dengan berbagai cara dan peralatan dari satu pihak ke pihak lain.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
6) Menyimpan, yaitu menaruh semua barang milik organisasi dengan berbagai cara di tempat tertentu.
Keenam kegiatan tersebut tidak harus berurutan, melainkan bisa berdiri sendiri dan berlangsung sendiri-sendiri.
8. Hubungan Masyarakat
Termasuk juga dalam upaya penataan adalah bagaimana menjaga dan menjalin hubungan antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Seperti halnya manusia, organisasi juga tidak dapat hidup sendiri, melainkan butuh kerja sama dengan organisasi lain. Hubungan yang baik ini dapat merupakan perwakilan dari suatu organisasi ke dalam organisasi yang lain. Penataan yang berkaitan dengan humas meliputi :
a. Pihak mana saja yang bisa dan boleh dihubungi dan bekerja sama dengan organisasi.
b. Bagaimana prosedur yang sah dan efisien untuk melakukan hubungan tersebut.
BAB II
KESKRETARIATAN REPUBLIK MAHASISWA
A. Ketentuan Umum
Administrasi Kesekretariatan merupakan segenap proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama antar manusia yang dilakukan secara tertulis untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan tersebut, agar diselenggarakan secara tertib, teratur, bertanggungjawab, efisien, dan efektif maka dibuatlah aturan-aturan, petunjuk maupun ketentuan yang berkenaan dan berkaitan dengan segala perilaku keadministrasian dan kesekretariatan.
Oleh karena itu, organisasi Repbublik Mahasiwa Universitas Yudharta memandang perlu untuk membuat suatu pedoman Administrasi guna memudahkan gerak langkah organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Adminstrasi Kesekretariatan Repbublik Mahasiwa merupakan segenap proses penyelenggaraan aktivitas yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi serta mekanisme kerja-kerja kepengurusan Organisasi.
a. Nama Sekretariat Republik Mahasiswa
Tempat penyelenggaran Administrasi Organisasi Republik Mahasiswa, dinamakan Sekretariat GARUDA. Yaitu sebuah tempat pusat atau kantor pengelelolaan segala sesuatu yang berhubungan dengan kepentingan seluruh organisasi Republik Mahasiswa.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
b. Fungsi Sekretariat
Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa berfungsi sebagai:
1. Tempat kerja yang efektif dan efisien bagi pengurus dalam mengendalikan Organisasi.
2. Pusat komunikasi Organisasi.
3. Pusat kegiatan Administrasi.
c. Suasana Lingkungan Sekretariat
Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa harus menjamin ketenangan, ketentraman, keindahan, kebersihan, dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi pengurus organisasi atau penghuni sekretariat dapat bekerja melaksanakan tugasnya dengan baik dan efisien.
d. Bangunan Sekretariat
Bangunan Kantor Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi maupun kegiatan lainnya. Untuk maksud tersebut, maka dapat diikuti ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
1. Jumlah ruangan disesuaikan dengan jumlah kebutuhan kegiatan dalam Kesekretariatan RM, yaitu adanya:
- Ruangan Tata Usaha, tempat pengerjaan surat menyurat dan penyimpanan arsip-arsip Organisasi.
- Ruangan Tamu, untuk menerima tamu-tamu Organisasi.
- Ruangan koordinasi, untuk pertemuan pengurus.
2. Dalam setiap ruangan tersebut sedapat mungkin diusahakan adanya faktor faktor yang dapat memperlancar tugas dan kerja. Untuk itu perlu adanya alat-alat kesekretariatan yang menopang dan menjamin kelancaran tugas-tugas Organisasi. Adapun fasilitas peralatan Kantor Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa antara lain:
- Komputer
- Lemari untuk arsip
- Alas lantai (karpet)
- Papan Struktur
- Papan Informasi
- ATK
- Jam dinding
- Alat kebersihan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
3. Dalam pengaturan penataan ruangan, hendaknya diperhatikan faktor-faktor yang dapat membuat sekretariat berfungsi sebagaimana mestinya. Faktor tersebut ialah bagaimana menciptakan suasana lingkungan yang memberikan kemauan, dan semangat bagi orang yang tinggal di dalamnya, menyangkut keindahan, kesehatan, ketenangan, kenyamanan dan efisiensi.
e. Pembagian Sekretariat
Untuk pembagian tempat sekretariat bagi setiap organisasi Republik Mahasiswa, maka harus melalui mekanisme musyawarah bersama dan diikuti Pembantu Rektor III. Dilarang keras bagi organisasi untuk menempati sekretariat selain yang telah ditentukan dan disepakati, hal ini dimaksudkan untuk kebaikan dan kesejahteraan kita bersama. Kesekretariatan Garuda Republik Mahasiswa terdiri dari:
a. Kantor sekretariat BEMU dan BEMFA
b. Kantor sekretariat FAI:
- Himparodi PAI
- Himprodi PBA
- Himaprodi EKI
c. Kantor Sekretariat FISIP:
- Himparodi Komunikasi
- Himparodi Administrasi Niaga
- Himparodi Administrasi Negara
- Himparodi Psikologi
d. Kantor sekretariat Fakultas Tehnik:
- Himparodi Tehnik Informatika
- Himparodi Tehnik Industri
- Himparodi Tehnik Sipil
- Himparodi Tehnik Mesin
e. Kantor sekretariat MPM dan DPMF
f. Kantor sekretariat UKM seni el-Izzah
g. Kantor sekretariat UKM Pecinta Alama Mayapada
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB III
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)
REPUBLIK MAHASISWA
UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN
A. Pendahuluan
Surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:
 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
 Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran, dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
 Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Mengingat pengertian dan sifat dari surat seperti tersebut di atas, maka bagi Organisasi Republik Mahasiswa, surat berarti sangat penting,yaitu:
1. Sebagai alat komunikasi.
2. Sebagai dokumentasi Organisasi.
3. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian).
Melalui berbagai daya dan manfaat dari surat, maka Pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan organisasi serta dapat pula mengetahui perkembangan roda organisasi.
B. Macam Surat Oganisasi Republik Mahasiswa
Dilihat dari sasaran dikeluarkannya, tedapat 2 jenis surat, yaitu surat masuk (intern) dan surat keluar (ekstern). Surat masuk (intern) adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga organisasi kepada lembaga organisasi lain (di lingkungan Unversitas Yudharta).
Surat keluar (ekstern) adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga organisasi kepada personal, institusi atau lembaga di luar struktur organisasi di lingkungan universitas Yudharta.
Sedangkan berdasarkan jenisnya surat organisasi Republik Mahasiswa terdiri dari:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
1. Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang biasa digunakan dalam komunikasi administrasi yang dapat bersifat searah (pemberian informasi) atau dua arah (memberi sekaligus meminta informasi ).
Isi dari surat biasa dapat dikelompokkan dalam beberapa hal, yaitu :
a) Permohonan
Yaitu surat biasa yang isinya berupa permintaan dari pengrim surat kepada penerima surat dengan harapan penerima surat dapat memenuhi permintaan tersebut.
b) Undangan
Yaitu surat yang memberikan informasi kepada penerima surat tentang penyelenggaraan suatu kegiatan sekaligus mengundang untuk menghadiri suatu acara.
c) Pengantar
Yaitu surat yang memberikan informasi kepada penerima surat bersamaan dengan pengiriman/penyampaian barang atau surat lain (surat keputusan, surat mandat atau surat tugas).
d) Pemberitahuan
Yaitu surat yang isinya memberikan informasi tentang suatu kegiatan atau peristiwa yang dipandang perlu diketahui oleh penerima surat.
e) Ucapan Selamat/ Ikut Bela Sungkawa
Yaitu surat yang berisi ucapan selamat atau ikut bela sungkawa kepada penerima surat.
2. Surat Mandat
Surat mandat adalah surat yang menyatakan/menjelaskan bahwa pemegangnya adalah sebagai wakil/utusan dari suatu lembaga tertentu yang mengikuti acara tertentu berdasarkan undangan yang diterima oleh lembaga yang mengeluarkan surat mandat. Setelah selesai mengikuti acara pemegang mandat berkewajiban memberikan laporan berkaitan dengan pelaksanaan acara tersebut kepada lembaga yang memberikan mandat.
3. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang menyatakan/menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh penerima surat untuk melaksanakan sebuah tugas sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Selama melaksanakan tugasnya, pemegang surat menyelesaikan tugasnya yang telah disebutkan dalam surat tugas baik yang bersifat strategis maupun teknis. Setelah selesai melaksanakan tugas atau berakhirnya masa pelaksanaan tugas pemegang surat tugas diwajibkan memberikan laporan kepada yang memberi tugas.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
4. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan kebenaran identitas keanggotaan seseorang dari suatu lembaga untuk suatu kepentingan tertentu.
5. Surat Ketetapan dan Keputusan
Surat ketetapan dan keputusan adalah pernyataan keabsahan status hukum dari suatu keputusan yang diambil oleh lembaga tertentu dengan menjelaskan secara rinci pertimbangan-pertimbangan baik yang bersifat obyektif maupun yuridis yang melatarbelakangi dan mendasari pengambilan keputusan tersebut. Perbedaan amtara surat ketetapan dan surat keputusan terletak pada jangkauan ikatannya. Surat ketetapan mengikat ke dalam dan keluar institusi pembuat surat, sedang surat keputusan hanya mengikat ke dalam institusi pembuat surat.
Pertimbangan (considerance) dalam surat ketetapan/ keputusan terdiri atas 3 bagian, yaitu:
a) MENIMBANG, bagian ini menjelaskan kondisi obyektif yang terjadi yang menjadi latar belakang dikeluarkannya surat keputusan.
b) MENGINGAT, bagian yang menjelaskan landasan hukum dari keputusan yang diambil.
c) MEMPERHATIKAN, bagian ini menjelaskan faktor-faktor lain yang ikut mendukung keputusan yang diambil baik yang bersifat obyektif maupun subyektif. Tidak setiap surat ketetapan atau surat keputusan harus mencantumkan considerance Memperhatikan, kecuali bila memang dipandang perlu.
Karena isi SK akan mengandung konsekuensi hukum dan dilatarbelakangi serta didasari pertimbangan-pertimbangan tertentu yang suatu saat bisa jadi keliru, maka dalam akhir penutup keputusan harus disebutkan:
 Kapan SK mulai diberlakukan
 Bila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan ditinjau kembali.
 Kapan dan di mana ditetapkan
6. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah pemberitahuan kepada penerima surat akan pelanggaran yang telah dilakukan terhadap konstitusi organisasi untuk mengingatkan agar tidak mengulangi tindakan yang sama. Bila kemudian ternyata tindakan tersebut diulangi lagi maka yang bersangkutan bisa dikenai sanksi organisatoris.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
7. Surat Cetakan (Kartu)
Surat cetakan adalah surat yang dibuat dalam bentuk cetakan (umumnya menggunakan kertas tebal), sering juga disebut kartu. Yang umum dibuat dalam bentuk surat cetakan adalah surat undangan untuk acara-acara ceremonial atau surat ucapan selamat ikut bela sungkawa. Format surat cetakan tidak dilakukan pembakuan, cukup mengikuti bentuk yang secara umum banyak digunakan.
8. Sertifikat
Selain itu bentuk surat cetakan juga bisa berupa sertifikat. Sertifikat baru diberikan setelah mengkuti kegiatan yang telah diselenggarakan.
C. Bentuk dan IsI Surat Organisasi Republik Mahasiswa
Surat-surat RM adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut meliputi:
1. Kertas Surat
a) Warna Putih bersih
b) Ukuran folio (F4) atau A4
2. Kop Surat
Setiap surat resmi harus dibuat di atas kertas yang terdapat cetakan kepala (Kop) surat. Kop surat atau kepala surat RM tersusun dengan ketentuan sebagai berikut:
a) Identitas Lembaga, yaitu identitas lembaga pengirim surat.
b) Lambang organisasi ditempatkan di sudut kiri atas.
c) Nama lembaga (MPM/BEMU/DPMF/BEMFA/ Pengurus Perwakilan).
d) Kmudian disebutkan REPUBLIK MAHASIWA di bawahnya
e) Kemudian nama UNIVERSITAS YUDHARTA PASURUAN.
f) Garis tunggal sepanjang batas antara dua margin (kiri dan kanan),
g) Alamat Sekretariat ditulis lengkap terletak di bawah garis tunggal.
h) Penulisan identitas tersebut diatur dengan rata kiri.
3. Nomor Surat
Terdiri dari 5 (lima) bagian, yaitu:
Nomor Urut/Pengirim/RM-UYP/Kode Jenis Surat/kode Intern atau Ekstern/Bulan/Tahun.
Keterangan:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
a) Nomor Urut
1) Nomor surat untuk surat-surat resmi/biasa/mandat/tugas/kuasa/keterangan.
2) Nomor surat untuk surat-surat keputusan dan surat-surat ketetapan. Nomor surat baik untuk a.1 maupun untuk a.2 diatas dimulai dengan nomor 001 sampai dengan tak terbatas dan diperbaharui kembali dengan nomor 001 setiap periode pergantian kepengurusan.
Contoh: 001/MPM/RM-UYP/SB/I/XI/2009 (untuk lembaga MPM)
001/Pan.Kongma/MPM/RM-UYP/SB/I/XI/2009 (untuk kepanitiaan)
b) Pembuat/Pengirim
1) MPM = Untuk lembaga Majelis Permusyawaratan Mahasiswa
2) DPMF = Untuk lembaga Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas
3) BEMU = Untuk lembaga BEM Universitas
4) BEMFA = Untuk lembaga BEM Fakultas
c) Kode Jenis Surat
Terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
SB = untuk keterangan surat biasa (undangan, permohonan, pengantar,
pemberitahuan,)
SM = untuk keterangan Surat Mandat
SK = untuk keterangan Surat Keterangan
SK = untuk keterangan Surat Keputusan/Ketetapan
SP = untuk keterangan Surat Peringatan
d) Kode jenis dikeluarkannya surat, yaitu:
I = untuk keterangan Intern
E = untuk keterangan Ekstern
e) Bulan
I = Januari VII = Juli
II = Februari VIII = Agustus
III = Maret IX = September
IV = April X = Oktober
V = Mei XI = Nopember
VI = Juni XII = Desember
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
f) Tahun Masehi: 2009, 2010, 2011... dan seterusnya.
g) Lampiran Surat:
Lampiran surat ditulis di bawah nomor surat dengan tulisan lengkap. Penulisan hendaknya ringkas tapi jelas, jika tidak ada lampiran maka tidak perlu ada penulisan lampiran.
Contoh:
Lampiran : 1 (satu) berkas proposal
Lampiran : 1 (satu) lembar
Kata "berkas" digunakan bila lampiran berjumlah lima lembar atau lebih.
4. Pokok Surat (Perihal/Hal)
Maksud surat (Perihal) ditulis setelah lampiran surat (tepat di bawahnya) dengan singkatan Hal. Penulisannya hendaknya singkat, padat dan jelas. Ditulis dengan huruf capital tebal atau garis bawah.
Contoh:
- Hal : UNDANGAN RAPAT PPTA
- Hal : PERMOHONAN DANA
5. Alamat Surat
Alamat Surat terletak dibawah perihal, segaris lurus dibawah isi nomor surat, lampiran dan perihal dengan jarak satu setengah spasi. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tujuan surat adalah sebagai berikut:
a) Jika tujuan surat perorangan diawali dengan Bapak/lbu/Saudara.
b) Jika tujuan surat adalah lembaga atau jabatan tidak perlu diawali dengan Bapak/lbu/Saudara.
Contoh :
Kepada Yth. Kepada Yth.
Ketua Himakom Pembantu Rektor III
Di - di -
Tempat tempat
6. Isi Surat
Isi surat organisasi Republik Mahasiswa terdiri dari 3 bagian, yaitu:
a) Salam dan kalimat Pendahuluan
Surat organisasi Republik mahasiswa menggunakan salam “dengan hormat” atau “assalaamu'alaikum” dan kalimat pembuka yang berisi doa bagi penerima surat. Kecuali
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
untuk surat ketetapan, surat keputusan, surat mandat, dan surat tugas, tidak diawali dengan salam.
Contoh :
Salam silaturrahim kami sampaikan semoga Saudara/I selalu sukses dalam menjalankan aktivitas sehari-hari dan senantiasa dalam lindungan tuhan yang Maha Esa. Amin.
b) Uraian persoalan/isi/pokok surat/maksud surat
Untuk jenis surat undangan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
- Dalam penulisan kapan acara akan dilangsungkan, hendaknya selalu diawali dengan kata “ yang akan diselenggarakan pada:
- Hari/Tanggal. Nama hari disebutkan terlebih dahulu, baru kemudian tanggal.
- Waktu. Untuk penulisan waktu memakai angka dan menggunakan WIB
- Tempat. Di mana acara akan dilaksanakan harus ada jelas dan lengkap, agar memudahkan pihak yang diundang menghadiri acara.
- Agenda Acara/Tema. Agar yang diundang sudah memiliki gambaran terlebih dahulu terhadap acara yang akan didatanginya.
Contoh:
.......... akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 21Februari 2009
Tempat : Sekretariat garuda
Waktu : Pukul 19. 00 WIB s. d. selesai
Acara : Rapat Paripuna MPM RM
c) Penutup
Pendahuluan dan penutup sebaiknya tidak lebih dari 2 alinea. Sedangkan isi/uraian persoalan dibuat ringkas, padat, jelas, sopan, wajar, dan tidak bertele-tele.
7. Penutup Surat
Dalam pembuatan surat-surat resmi/rutin/biasa yang dibuka dengan kalimat “Dengan Hormat” maka dalam menutup surat digunakan kalimat “Hormat Kami”. Jika diawali dengan ucapan “assalaamu’alaikum Wr. Wb.”, maka digunakan kalimat penutup “Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.”
Contoh:
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/I kami sampaikan terima kasih.
Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.”
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
8. Tanggal Surat
Tanggal surat terletak di kanan bawah surat sebelah kalimat penutup dengan jarak 2 spasi. Tanggal surat diawali dengan lokasi dikeluarkannya surat, kemudian disambung tanggal/bulan/tahun.
9. Penanda Tanganan Surat
Penanggalan pada surat ditulis setelah Salam Penutup dan sebelum penandatanganan dilakukan. Penanggalan dilakukan dengan penyebutan tempat kedudukan pengirim surat dan tanggal masehi.
Sedangkan penandatanganan surat dilakukan dengan kententuan:
a) penyebutan lembaga pengirim surat terlebih dahulu.
b) Setiap surat yang mengatasnamakan pengurus organisasi, harus ditandatangani oleh 2 orang, yakni Ketua (ketua umum/ketua devisi) dan Sekretaris.
c) Untuk surat kepanitiaan jika ditujukan kepada pihak ekstern (non panitia) harus ditandatangani Ketua Umum dan dibubuhi stempel lembaga organisasi yang membentuk panitia tersebut.
d) Dibubuhi stempel lembaga, dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan Sekretaris.
e) Penulisan nama Ketua dan Sekretaris ditulis dengan huruf besar semua dan dicetak tebal.
f) Penulisan jabatan digunakan huruf miring/Italic.
g) Posisi tanda tangan tepat di atas nama yang bersangkutan sedangkan pembubuhan stempel terletak pada posisi sebelah kiri menghimpit 1/4 sejajar dengan tanda tangan sekretaris.
h) Untuk surat-surat resmi yang ditujukan pada eksternal organisasi harus ditanda tangani Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal, dalam keadaan tertentu (Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal tidak berada di tempat), maka Ketua dan atau Wakil Sekjen yang dimandatkan dapat menandatangani surat yang dimaksud.
i) Sedangkan untuk Internal organisasi dapat ditanda tangani oleh Ketua dan Wakil Sekretaris Jenderal lembaga yang bersangkutan, dengan sepengetahuan Ketua Umum atau antara Ketua Umum dengan Wakil Sekretaris Jenderal, atau antara Ketua dengan Sekretaris Jenderal.
10. Lampiran
Adalah kelengkapan surat berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi:
a) Untuk menyampaikan maksud tertentu
b) Sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan harus disebutkan dalam isi surat.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
11. Tembusan
Surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pengurus atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat itu menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan, sehingga orang yang dikirimi tembusan ikut mengetahui permasalahan surat, dan orang yang dikirimi surat juga mengetahui kepada siapa saja surat yang diterimanya itu ditembuskan.
D. Pengarsipan
Penyimpanan segala arsip organisasi Republik Mahasiswa melalui prosedur sebagai berikut:
1) Membaca surat
Tujuan membaca surat ialah untuk mengetahui isi surat, asal atau tujuan surat dan yang paling pokok adalah tanggal surat. Disamping itu juga untuk mengetahui apakah sudah ada persetujuan dari pimpinan yang bersangkutan bahwa surat tersebut sudah boleh disimpan.
2) Memberi kode
Kode yang digunakan adalah kode surat masuk/keluar,disamping itu juga tanggal yang tercantum pada baris tanggal.
3) Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode dan tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpanan.
4) Mencatat Surat
Surat-surat,sebelum disimpan pada tempatnya,dicatat dahulu dalam buku agenda.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB V
KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE)
& PROPOSAL KEGIATAN (PROJECT PROPOSAL)
A. Pendahuluan
Agar tujuan organisasi Republik Mahasiswa bisa terwujud, maka perlu direncanakan program-program yang selanjutnya dijabarkan dalam berbagai macam kegiatan. Setiap program dan kegiatan yang dilaksanakan harus dapat saling berkaitan dalam upaya pencapaian tujuan tersebut. Untuk mengevaluasi sejauh mana suatu program ataupun kegiatan memiliki relevansi dengan upaya pencapaian tujuan organisasi, maka sebelum program dilaksanakan perlu dibuat TOR (term of reference) terlebih dahulu. Sedangkan untuk kegiatan dibuat Proposal.
1. TOR (Term of Reference)
Adalah kerangka konsep suatu program yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu yang secara sistematis bagiannya terdiri dari :
a) Nama Program
Nama program harus memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang subyek program. Misalnya : peningkatan efektifitas dan efisiensi kerja institusi kepengurusan Republik Mahaasiswa, dan lain-lain.
b) Pendahuluan
Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu program, pendahuluan terbagi menjadi dua bagian, yaitu :
 Latar Belakang.
Berisi masalah-masalah yang melatarbelakangi dicanangkannya suatu program, yaitu masalah-masalah yang hendak dipecahkan dengan program tersebut.
 Dasar Pemikiran.
Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi program dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh program tersebut.
c) Landasan Kegiatan
Perangkat konstitusi organisasi yang menjadi landasan program tersebut, meliputi:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
 Landasan ldeologis.
Kumpulan konsep bersistem yang dijadikan arah dan tujuan kelangsungan hidup.
 Landasan Konstitusional.
Produk-produk konstitusi organisasi yang memberikan arahan dan pedoman bagi program organisasi. Organisasi republik mahasiswa yang dijadikan landasan konstitusional adalah Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga.
 Landasan Operasional.
Produk-produk konstitusi organisasi yang memberikan arahan dalam operasionalisasi kegiatan organisasi. Di organisasi republik mahasiswa yang dijadikan landasan operasional adalah garis-garis besar haluan organisasi dan ketetapan-ketetapan musyawarah.
d) Tujuan Program.
Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dari program tersebut sehingga jelas relevansi program tersebut dengan pencapaian tujuan organisasi.
e) Sasaran Program
Merinci kelompok-kelompok yang menjadi sasaran program tersebut.
f) Mekanisme Pelaksanaan, yang meliputi:
 Penanggung jawab; Pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan dalam pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini adalah ketua bidang, sekretaris atau bendahara.
 Pelaksana Kegiatan; Pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program tersebut. Dalam hal ini adalah departemen/devisi dan biro-biro.
 Jenis Kegiatan; Merinci jenis-jenis kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan program.
 Peserta kegiatan; Pihak-pihak yang akan dilibatkan dalam pelaksanaan program.
 Jadwal Kegiatan; Berisi penjadwalan dari kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan.
 Rencana Anggaran/Estimiasi dana; Dijelaskan rencana anggaran secara global setiap kegiatan.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
2. Proposal Kegiatan (Project Proposal)
Suatu rencana kegiatan yang ditulis secara lengkap dari latar belakang sampai rencana pelaksanaannya termasuk anggarannya. Adapun Sistematika penulisan proposal adalah:
a. Nama Kegiatan
Nama kegiatan harus bisa memberikan gambaran secara ringkas dan jelas tentang rencana kegiatan.
b. Pendahuluan.
Sebagai pengantar untuk menjelaskan pentingnya suatu kegiatan, pendahuluan terbagi menjadi 2 bagian, yaitu:
1) Latar Belakang. Berisi masalah-masalah yang melatarbelakangi dilaksanakannya suatu kegiatan, yaitu masalah-masalah yang hendak dipecahkan dengan kegiatan tersebut.
2) Dasar Pemikiran. Berisi kerangka teori yang menjelaskan relevansi kegiatan dengan masalah yang hendak dipecahkan oleh kegiatan tersebut.
c. Tujuan Kegiatan. Menjelaskan tujuan yang hendak dicapai dalam kegiatan.
d. Sasaran Kegiatan. Menjelaskan pihak-pihak yang terlibat baik sebagai subyek maupun obyek kegiatan.
e. Tema Kegiatan. Penjelasan tentang tema.
f. Bentuk Kegiatan, misalnya; diskusi, seminar, olah raga, olimpiade dan lain-lain.
g. Waktu dan Tempat Pelaksanaan. Menjelaskan hari, tanggal, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
h. Pelaksana Kegiatan. Kepanitiaan yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Jika melibatkan beberapa institusi kepengurusan maka kepanitiaan terdiri dari: Panitia Pengarah (Steering Comittee), Panitia Penyelenggara (Organizing Commitee) dan Panitia Pelaksana (Executive Commitee). Tapi jika hanya melibatkan satu institusi kepegurusan saja cukup dibentuk SC dan EC.
i. Rencana Anggaran dan Sumber Dana. Dijelaskan rencana anggaran secara global dalam kepanitiaan kegiatan.
3. Pembubuhan TOR dan Proposal
Pembubuhan proposal dilakukan setelah dibahas dalam Rapat Pengurus/rapat kepanitiaan yang menyetujui pelaksanaan kegiatan tersebut dengan mencantumkan tempat dan tanggal pembubuhan secara berurutan, yaitu :
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
1. Sekretaris panitia, seperti halnya pada pembubuhan surat, penulisan nama dengan huruf besar dan jabatan dengan huruf miring (Italic).
2. Ketua panitia, selaku koordinator pelaksana kegiatan.
3. Dibubuhi stempel panitia dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan sekretaris panitia
4. Ketua umum, sebagai tanda kegiatan tersebut telah disetujui pengurus.
5. Dibubuhi stempel lembaga dengan seperempat bagiannya menyentuh nama dan tanda tangan ketua umum.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB VI
LAPORAN
ORGANISASI REPUBLIK MAHASISWA
A. Jenis laporan
Laporan orgnanisasi Republik Mahasiswa Universitas Yudharta terdiri dari 4 jenis, yaitu:
1. Laporan pertanggungjawaban
2. Laporan perjalanan
3. Laporan kegiatan
4. Laporan berkala
5. Laporan program kerja
6. Laporan pelaksanaan program
7. Berita acara
1. Laporan Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang disampaikan oleh ketua umum/ketua di hadapan kongres/konferensi/rapat anggota sebagai pertanggungjawaban kepemimpinan organisasi selama masa khidmat tertentu. Laporan pertanggungjawaban disusun sebagai berikut:
a. Pendahuluan
b. Kondisi obyektif organisasi
c. Program hasil kongres/konferensi/rapat anggota
d. Pelaksanaan program
e. Administrasi surat-menyurat inventarisasi
f. Laporan-laporan keuangan
g. Hambatan-hambatan
h. Kesimpulan
i. Rekomendasi
j. Penutup
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
2. Laporan Perjalanan
Laporan perjalanan adalah laporan yang disampaikan oleh pengurus atas keikutsertaannya dalam suatau kegiatan yang dilaksanakan baik oleh organisasi Republik Mahasiswa maupun kegiatan dari organisasi/institusi lain diluar universitas Yudharta.
Laporan perjalanan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Pendahuluan
b. Nama, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
c. Ringkasan umum hasil kegiatan
d. Hambatan-hambatan
e. Kesimpulan
f. Rekomendasi
g. Penutup
3. Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan adalah laporan pelaksanaan suatu kegiatan yang disampaikan oleh panitia dan atau ketua koordinator pelaksana program/kegiatan kepada organisasi melalui ketua/wakil ketua yang membidangi bidang yang bersangkutan. Laporan kegiatan terdiri dari beberapa bagian tertentu:
a. Pendahuluan
b. Nama kegiatan
c. Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan
d. Peserta kegiatan
e. Uraian umum hasil kegiatan
f. Laporan penggunaan anggaran
g. Hambatan-hambatan
h. Kesimpulan
i. Rekomendasi
j. penutup
4. Laporan berkala
Laporan berkala adalah laporan yang disampaikan oleh tingkat kepengurusan tertentu kepada tingkat kepengurusan diatasnya secara bertahap/berkala. Laporan berkala terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a. Pendahuluan
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
b. Program-program yang telah direncanakan
c. Kegiatan-kegiatan yang telah terlaksana
d. Grafik capaian program
e. Laporan penggunaan anggaran/realisasi dana
f. Hambatan-hambatan
g. Kesimpulan
h. Rekomendasi
i. Laporan daftar kegiatan yang akan segera dilaksanakan
j. Penutup
5. Laporan program kerja
Laporan program kerja adalah laporan menyeluruh mengenai program kerja yang telah dilaksanakan oleh bidang/departemen tertentu. Laporan program kerja dilaksanakan oleh sekretaris jenderal/sekretaris kepada ketua umum/ketua, bendahara umum/bendahara kepada ketua/ketua umum, ketua/wakil ketua kepada ketua umum/ketua, atau koordinator departemen kepada ketua dan/atau wakil ketua selaku koordinator program. Laporan program kerja selanjutnya dilaporkan kepada rapat pleno. Laporan program kerja dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut
b. Program kerja tahunan atau bulananan
c. Bentuk kegiatan
d. Pelaksanaan (waktu dan tempat)
e. Penggunaan anggaran
f. Hambatan-hambatan
g. Keterangan
Diatas tabel bertuliskan “laporan program kerja “dan dibawahnya dicantumkan nama dan tanda tangan penanggungjawab.
6. Laporan Pelaksanaan Program
Laporan pelaksanaan program adalah laporan lengkap suatu program yang telah dilaksanakan. Laporan pelaksanaan program disampaikan oleh organisasi kepada pihak lain yang mendanai program atau yang memberikan kepercayaan untuk melaksanakan program. Laporan pelaksanaan program memuat beberapa bagian sebagai berikut:
a. Pendahuluan;
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
b. Nama program;
c. Waktu dan tempat pelaksanaan program;
d. Rangkaian kegiatan;
e. Peserta pada setiap kegiatan;
f. Uraian umum out-put program;
g. Laporan penggunaan anggaran;
h. Hambatan-hambatan;
i. Kesimpulan;
j. Rekomendasi;
k. Penutup;
Laporan pelaksanaan program ditanda tangani oleh ketua umum/ketua dan sekretarisjenderal/sekretaris, serta bersetempel.
7. Berita acara
Berita acara adalah suatu bentuk laporan yang menyatakan secara utuh sebuah kegiatan/acara yang telah berlangsung. Berita acara memuat informasi berikut:
a. Hari/tanggal/bulan/tahun;
b. Tempat kejadian/peristiwa;
c. Alamat, tempat kejadian/peristiwa;
d. Isi berita yang dilaporkan;
e. Nama dan jabatan yang membuat berita acara (disertai tanda tangan)
f. Stempel organisasi
Berita acara sebaiknya juga diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan (bila mungkin menyertakan stempel organisasi, jika yang berkepentingan tersebut mewakili organisasi).
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB VII
PERALATAN ORGANISASI REPUBLIK MAHASISWA
A. Buku Daftar Inventaris
Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi. Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut barang
b. Nomor indeks/kode barang;
c. Nama satuan/jenis barang;
d. Jumlah barang;
e. Asal mula barang;
f. Harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);
g. Tanggal mulai pakai;
h. Tanggal mulai tidak dipakai (rusak);
i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang;
B. Buku Notulensi
Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan rapat-rapat diskusi-diskusi. Buku notulensi juga merupakan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya. Buku notulensi memuat antara lain:
a. Nama pertemuan;
b. Hari, tanggal pertemuan;
c. Waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);
d. Tempat pertemuan;
e. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraaan;
f. Keputusan-keputusan yang diambil;
g. Rekomendasi (jika ada);
C. Buku Tamu
Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan organisasi. Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
a. Nomor urut;
b. Hari, tanggal, jam;
c. Nama lengkap tamu;
d. Organisasi atau institusi tamu;
e. Alamat;
f. Keperluan;
g. Tanda tangan tamu;
D. Buku Daftar Hadir
Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, loka karya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain. Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nama lengkap;
c. Jabatan;
d. Alamat;
e. Tanda tangan;
Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan.
E. Buku Daftar Kegiatan
Buku dafatr kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal. Buku daftar kegiatan dibuat berbentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nama/jenis kegiatan;
c. Hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;
d. Waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);
e. Tempat pelaksanaan;
f. Penyelenggara;
g. Keterangan: mencatat hal-hal penting seperti adanya makalah, dsb.
F. Buku Keuangan
Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi. Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
a. Nomor urut;
b. Tanggal transaksi (pemasukan dan pengeluaran)
c. Uraian sumber pemasukan
d. Uraian pengeluaran dana
e. Debit
f. Kredit
g. Jumlah
h. Keterangan (jika perlu)
Buku dapat dipisahkan antara buku kas umum dan buku pembantu.
G. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat/barang administrasi/perlengkapan organisasi baik melalui kurir maupun pos. Buku ekspedisi berguna sebagai bukti bahwa barang yang dikirim benar-benar telah diterima oleh yang bersangkutan. Buku ekspedisi dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Tanggal pengiriman;
c. Jenis barang;
d. Alamat tujuan;
e. Isi/perihal (jika berupa surat);
f. Tanggal dan nomor surat (jika berupa surat);
g. Lampiran (jika ada);
h. Tanda tangan penerima/tera pos.
H. Buku Agenda
Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat. Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Buku agenda surat keluar;
b. Buku agenda surat masuk;
Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nomor indeks surat;
c. Nomor surat;
d. Tanggal surat;
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
e. Tujuan surat;
f. Isi/perihal surat;
g. Keterangan
Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nomor indeks surat;
c. Tanggal surat diterima;
d. pengirim;
e. isi/perihal surat;
f. tanggal surat;
g. terusan;
h. catatan disposisi;
i. Keterangan.
I. Pengarsipan
Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk. Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya. Kegunaan arsip antara lain:
 Pembuktian/pembukuan;
 Korespondensi;
 Penyusunan sejarah;
 Penyusunan data statistik;
 Dokumentasi.
1. Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks
2. Surat-surat yang diarsip harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk.
3. Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode.
4. Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya.
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
BAB VIII
KARTU TANDA ANGGOTA (KTA)
REPUBLIK MAHASISWA
A. KETENTUAN PENGADAAN
1. Pengadaan
1. Kartu Tanda Anggota (KTA) diadakan secara seragam dan berlaku lingkungan Republik Mahasiswa Universitas Yudharta Pasuruan.
2. Pengadaan KTA sebagaimana ayat (1) dilakukan oleh organisasi masing-masing dengan mengikuti ketentuan yang telah disepakati.
3. Sebagaimana bagian dari program pendataan semua organisasi dibawah Republik Mahasiswa dianjurkan mengadakan pembuatan KTA untuk semua anggota di lembaga organisasinya masing-masing.
4. Setiap ketua lembaga diwajibkan melaporkan program pengadaan KTA kepada ketua MPM melalui BEM U dan DPMF.
2. Persyaratan kepemilikan
1. Pada dasarnya setiap anggota yang memenuhi persyaratan dapat memiliki kartu tanda anggota.
2. Persyaratan sebagaimana ayat (2) ditambah dengan persyaratan administrasi
3. Masa berlaku
1. KTA berlaku selama yang bersangkutan masih memenuhi syarat keanggotaan Republik Mahasiswa.
2. Jika yang bersangkutan sudah tidak lagi memenuhi syarat keanggotaan, maka secara otomatis KTA tidak berlaku.
B. FORMAT DAN KOMPONEN ISI
1. Bentuk dan bahan
1. Bentuk KTA adalah persegi panjang dengan ukuran 5 x 8 cm
2. KTA dibuat dari berbagai pilihan bahan sesuai dengan kebutuhan dan batas kemampuan serta ketersediaan.
2. Komponen isi
1. KTA terdiri dari dua muka yaitu depan dan belakang.
2. Muka depan memuat informasi:
a. lambang organisasi
b. Tulisan KARTU TANDA ANGGOTA REPUBLIK MAHASISWA
c. Visi organisasi
Pedoman Penyelenggaraan Tertib Administrasi
MA J E L IS P E RMU S Y AWA R A T A N MA H A S ISWA
R E P B U B L IK MA H A S ISWA
d. Foto pemegang
e. Tanda tangan ketua oganisasi dan PR III Universitas Yudharta
3. Muka belakang memuat identitas pemegang yang meliputi:
a. Nomor induk anggota
b. Nama
c. Tempat dan tanggal lahir
d. Alamat lengkap
e. tanda tangan MPM
C. MEKANISME PENGADAAN
1. Pendataaan anggota
1. Sebelum pengadaan KTA dilakukan, terlebih dahulu dilakukan pendataan anggota.
2. Data anggota yang diperlukan untuk penerbitan KTA adalah:
a) nama lengkap
b) tempat tanggal lahir
c) alamat lengkap
3. Data anggota diambil dari data potensi anggota yang telah tersusun dengan ditambah foto.
2. Pengumpulan dan Pengelolaan Data Anggota
1. Data anggota selanjutnya diolah oleh pimpinan organisasi menjadi data bahan KTA
2. Data bahan KTA sebagaimana selanjutnya diketik pada blanko KTA sesuai format yang telah diatur.
3. Pengetikan dilakukan dengan komputer
3. Pengusulan Pengadaan KTA
1. Dalam hal adanya pergantian pengurus baru, maka dapat diusulkan pengadaan KTA.
2. Pengusulan diajukan oleh anggota pengurus kepada pimpinan organisasi untuk anggota di wilayah kerja yang bersangkutan.
4. Form Isian Data Anggota
1. Pimpinan organisasi menyediakan formulir isian data anggota.
2. Formulir isian selanjutnya diisi oleh pengusul